Covid 19 la 5ème vague : Comment adapter votre permanence téléphonique médicale ?

Covid 19 la 5ème vague : Comment adapter votre permanence téléphonique médicale ?

La 5ème vague épidémique de covid19 plonge de nombreux médecins sous une montagne d’appels téléphoniques ne pouvant parfois plus répondre à certains d’entre eux.

L’accueil téléphonique médical constate également une forte hausse des appels et s’avoue même, de temps à autre, un peu bousculé.

Une patientèle inquiète de l’évolution de la pandémie

Une patientèle inquiète qui souhaite obtenir un rendez-vous «rapidement», un renseignement au sujet des symptômes du covid 19 ou tout simplement un conseil, se voit mise en attente au risque de se diriger vers un confrère «plus disponible».

Kontact est là pour soutenir les médecins durant cette période compliquée et propose des solutions adaptées à chaque médecin. Notre agence spécialisée dans le télésecrétariat médical met son expertise et ses services à votre disposition.

Voyons ensemble dans cet article, les 3 solutions de permanence téléphonique médicale possible pour vous aider au quotidien.

3 solutions disponibles pour un accueil téléphonique médical de qualité

Chez Kontact, nos télésecrétaires médicales gèrent votre patientèle avec le plus grand soin ! La qualité de notre service d’accueil téléphonique est notre priorité absolue.

En effet nos équipes de télésecrétaires médicales sont disponibles sur de larges horaires (68 heures par semaine : du lundi au vendredi de 7 H 30 à 20 H 00 non stop et le samedi de 7 H 30 à 13 H 00). Elles sont formées pour répondre à toutes les situations ou demandes qu’elle peuvent rencontrer pendant la réception de vos appels. Elles mettent en avant leur savoir-faire et leur rigueur professionnelle au service de votre entreprise (cabinet médical individuel, cabinet médical pluridisciplinaire, hôpital ou clinique).

Faites confiance à nos télésecrétaires pour vous aider au quotidien. Vous pourrez enfin vous concentrer sur votre cœur de métier sans perdre le moindre appel et en vous garantissant, la totale satisfaction de vos patients.

Le transfert d’appel inconditionnel (accueil téléphonique médical régulier ou ponctuel)

Vous souhaitez confier votre télésecrétariat médical à notre équipe sur une période connue à l’avance ou de manière totalement imprévue ?

  • Pour le congé de votre assistant ou la fermeture annuelle de votre entreprise : Notre permanence téléphonique médicale prend le relai et garde le lien avec votre clientèle pendant toute la durée que vous souhaitez
  • Pour un arrêt de travail ou une absence imprévue : Définissez à tout moment, le laps de temps où vous nous confiez votre accueil téléphonique médical grâce au transfert d’accueil inconditionnel

Pour bénéficier de ce service c’est très facile.

Il vous suffit d’activer le transfert d’appel de votre opérateur téléphonique (Orange, Free, Bouygues télécom, SFR Numéricable, …), d’indiquer le n° de transfert que nous vous avons communiqué préalablement et les appels des patients arrivent directement chez Kontact. Pour récupérer votre ligne et vos appels, c’est tout aussi simple !

Le transfert d’appel sur occupation

En quoi cela consiste le transfert d’appel sur occupation ? Lorsqu’un patient vous téléphone et que vous êtes déjà en communication, votre ligne sonne «occupée». Votre client est donc «forcé» de vous contacter ultérieurement mais vous risquez également de perdre ce client, …

En effet, si ce dernier souhaite une réponse instantanée, il se dirigera alors vers un autre professionnel de santé.

Et bien au lieu de perdre cet appel, avec le transfert d’appel sur occupation, il sera dévié automatiquement vers notre service de permanence téléphonique médicale. Nos télésecrétaires décrocheront l’appel en votre nom, prendront le message ou organiseront directement le rendez-vous du patient sur votre agenda en ligne.

Cette option de transfert d’appel sur occupation est pour vous la garantie de ne plus perdre aucun appel important mais aussi d’assurer une satisfaction client optimale.

Le transfert d’appel sur non réponse ou débordement

A quoi ce service peut-il bien correspondre ? Voici quelques exemples :

– Vous êtes débordé car votre équipe est en sous effectif suite à un arrêt de travail ou un imprévu quelconque et vous ne pouvez pas répondre à tous les appels entrants.

– Vous êtes en réunion, en entretien ou en rendez-vous et ni vous ni vos collaborateurs ne peuvent répondre au téléphone.

Le transfert d’appel sur non réponse est la solution pour vous !

Son fonctionnement est simple : Lorsqu’un patient tente de joindre votre secrétariat (standard téléphonique de l’entreprise) mais qu’aucune secrétaire du cabinet ne décroche l’appel après 5 sonneries par exemple (le nombre de sonnerie est paramétrable avant que le transfert d’appel s’enclenche), l’appel du patient est dévié en toute transparence vers notre permanence téléphonique médicale.

Votre patient sera alors accueilli en votre nom par nos télésecrétaires, qui organiseront le rendez-vous souhaité ou prendront un message à votre attention. Le patient sera pleinement satisfait et ne se sera peut-être même pas aperçu que ce n’était pas le secrétariat habituel du cabinet.

Grâce à ce service, vous avez l’assurance que chaque patient qui vous contacte trouvera toujours et ceci quelque soit son besoin, une secrétaire disponible pour répondre à sa demande.

3 services pour une plus jamais perdre aucun appel téléphonique

Avec ces 3 services : Transfert d’appel inconditionnel, transfert d’appel sur occupation, transfert d’appel sur non réponse ou de débordement, vous êtes toujours joignable !

Votre ligne du cabinet sonne occupée, l’appel sera décroché par les télésecrétaires médicales de chez Kontact. La ligne téléphonique du cabinet sonne mais personne ne répond, ce n’est pas grave les télésecrétaires de Kontact assurent le relai et vous ne perdez plus jamais aucun appel.

Vous pouvez les utiliser individuellement ou pour encore plus d’efficacité les cumuler. Vous souhaitez obtenir plus d’informations à ce sujet ? Contactez-nous par téléphone au 03 28 59 69 79 ou en utilisant notre formulaire de contact.

Transférez vos appels vers nos équipes lorsque vous le décidez ! Vous gagnez en efficacité, vous optimisez vos journées, vous améliorez votre qualité de services et vous fidélisez vos clients.

Chez Kontact, il y a une solution adaptée à chacun de vos besoins. Retrouvez toutes nos offres et nos services sur notre site en ligne.

Contactez-nous dès aujourd’hui afin d’activer votre transfert d’appel vers notre télésecrétariat médical

– Par téléphone au 03.28.59.69.79

– Par mail à info@kontact.fr

– Via notre formulaire de contact en ligne

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