Accueil téléphonique juridique

Accueil et secrétariat téléphonique juridique
Gagnez du temps et concentrez-vous sur votre coeur de métier
Besoin de renseignements ? 

Secrétariat téléphonique juridique

 

Vous êtes avocat, notaire, huissier de justice, administrateur ou mandataire judiciaire ?

 

En tant que professionnel du secteur juridique, la préparation d’une audience ou d’un dossier vous demande une grande concentration.

 

Pour ne plus être dérangé par le téléphone et conserver votre image professionnelle auprès de vos clients, optez pour l’externalisation de votre secrétariat téléphonique juridique !

 

ACCUEIL ET PERMAMENCE TELEPHONIQUE JURIDIQUE 03.28.59.69.79

Spécialiste du télésecrétariat en France, Kont@ct propose un large choix de prestations destinées aux professionnels du monde juridique. En nous confiant la gestion de votre permanence téléphonique, vous disposerez de plus de temps pour vos clients sans craindre de manquer un appel important ou une affaire nouvelle.

 

 

Secrétariat  juridique externalisé : Pourquoi c’est la solution qu’il vous faut ?

 

 

Au sein d’un cabinet ou d’une étude, l’accueil téléphonique est généralement assurée par un secrétariat juridique. Toutefois, son champs d’action  est souvent limité par les doubles appels, l’amplitude horaire, l’accueil physique, les congés payés ou encore les arrêts maladie. Résultat vous réceptionnez les appels téléphoniques pendant vos rendez-vous ou vous prenez le risque de ne pas décrocher. Pour vos clients, ce manque de disponibilité ou de discrétion peut nuire à votre réputation.

 

En choisissant l’externalisation ponctuelle ou permanente de votre secrétariat juridique, vous bénéficiez d’un service professionnel de qualité alliant discrétion, efficacité et disponibilité sur larges horaires. Que vous ayez besoin d’une permanence téléphonique quotidienne, pendant les congés de votre personnel ou de quelques heures par semaine pour absorber la surcharge de travail de votre secrétaire, Kont@ct met à votre disposition  une équipe de télésecrétaires formées au vocabulaire juridique et aux outils adaptés à votre secteur d’activité.

Pendant les fêtes ou la saison estivale, vous souhaitez garantir la continuité de vos services. Pour remplacer votre secrétaire juridique durant les vacances scolaires , Kont@ct vous propose de mettre en place une permanence téléphonique répondant aux besoins de votre clientèle.

Nous assurons un accueil téléphonique irréprochable conforme à vos habitudes de travail. Prise de rendez-vous qualifiés, gestion des RDV et des urgences téléphoniques, nos équipes poursuivent l’activité de votre secrétariat juridique pour que vous puissiez partir l’esprit tranquille et détendu !

Secrétariat téléphonique juridique : Bien plus qu’une permanence !

 

Assurer la permanence téléphonique d’un cabinet d’avocats, d’une étude notariale ou d’un huissier de justice nécessite une parfaite connaissance des problématiques du métier. Outre les fonctions standards de télésecrétariat, nos équipes sont prêtes à réagir aux inquiétudes, aux situations d’urgence, aux multiples sollicitations ainsi qu’à l’impatiente des correspondants, le tout avec professionnalisme et dans la plus stricte confidentialité.

 

 

Secrétaires téléphoniques juridiques : Nos missions

 

Faire appel à Kont@ct c’est l’assurance d’une gestion optimale de votre secrétariat téléphonique juridique.

 

Accueil personnalisé

 

L’équipe dédiée à votre cabinet ou votre étude prend en charge l’accueil personnalisé de vos clients en prenant soins de respecter vos consignes, les contraintes de votre secteur d’activité et votre image professionnelle.

 

Nos télésecrétaires :

 

  • Réceptionnent les appels entrants, en votre nom jusqu’à 68 heures par semaine (du lundi au vendredi de 7 H 30 à 20 H 00 et le samedi de 7 H 30 à 13 H 00)
  • Assurent la relève et la transmission des messages de vos correspondants par téléphone, en recueillant l’ensemble des informations utiles au suivi de l’appel : Dossier en cours, coordonnées de l’appelant, objet de l’appel, …

Pour la nuit, les week-ends et les jours fériés, Kont@ct vous propose la mise en place d’un répondeur téléphonique personnalisé. Ce système vous offre également la possibilité de consulter vos messages vocaux à distance ou directement sur votre boite mail !

Gestion des rendez-vous

 

A l’aide d’un agenda partagé consultable depuis votre smartphone, les secrétaires téléphoniques gèrent la prise de rendez-vous en toute autonomie et déterminent leur typologie selon vos directives.

 

N.B. : Nous intervenons indifféremment sur tous les agendas internet ou agendas en ligne existants (E-agenda, Google agenda, wz-agenda, Doctolib, ClicRDV, …) et si vous n’en possédez pas déjà un, nous vous offrons l’agenda internet Kont@ct !

Professionnel du secteur juridique, votre temps est précieux !

 

Assurez-vous de la présence de vos clients lors des rendez-vous au cabinet ou à l’étude, en optant pour la mise en place d’un service de suivi personnalisé. Grâce à l’agenda en ligne , vos clients reçoivent un rappel de RDV par mail ou par SMS : La solutions parfaite pour limiter l’absentéisme et les annulations de dernière minute !

Réception des fax

 

Kont@ct votre expert en télésecrétariat, dépoussière la réception des fax grâce à son service de «Fax to mail«. Nos professionnels traitent la réception de vos fax et les convertissent en fichiers électroniques. Dès lors, vous pouvez les consulter sur votre messagerie selon vos disponibilités.

 

Accessible à l’ensemble des intervenants du secteur juridique, cette solution vous permet :

 

  • De vous engager dans un mode de consommation durable 
  • De gagner en réactivité
  • D’optimiser votre espace d’archivage grâce au stockage en ligne
  • De réaliser d’importantes économies de papier, d’encre, de temps, …

 

Délivrance des consignes

 

Un compromis de vente ? Un premier rendez-vous client ? Nos télésecrétaires indiquent à vos correspondants l’ensemble des pièces et documents nécessaires à la constitution des dossiers juridiques.

 

Rapport mensuel détaillé

 

Chaque mois, vous recevez un relevé détaillé de l’ensemble des communications reçues, émises ou transférées en votre nom (date et heure, n° téléphone. durée de l’appel, …).

Afin d’assurer la continuité et la cohérence de nos services, nous constituons une équipe de télésecrétaires dédiée à votre cabinet ou à votre étude !

Service de télésecrétariat juridique Kont@ct : Notre valeur ajoutée

 

Fort de notre expertise et de notre savoir-faire, nous vos garantissons :

 

  • La mise en oeuvre opérationnelle rapide et efficace du télésecrétariat externalisé
  • La confidentialité et le professionnalisme apportés à l’ensemble des communications téléphoniques (voir les résultats de notre baromètre qualité)
  • La réactivité et la flexibilité de nos équipes
  • Le traitement des appels calqués sur vos procédés habituels
  • La hiérarchisation des priorités et la transmission immédiate des messages en cas d’urgence

 

 

Retranscription audio : Un service exclusif

 

Bonne nouvelle ! Dans l’optique de vous faire gagner toujours plus de temps, Kont@ct se charge aussi de la retranscription de vos enregistrements audio !

 

Aguerries aux particularités de votre corps de métier, ainsi qu’aux techniques de retranscription audio et de mise en forme normative , nos équipes de télésecrétaires juridiques restitueront vos réunions, rencontres professionnelles, entretiens et dictées numériques dans les plus brefs délais. Elle veilleront à apporter les corrections nécessaires pour passer du langage oral au langage écrit, tout en respectant le sens profond du discours.

 

Exemples de retranscription audio :

 

  • Procès-verbaux
  • Comptes rendus
  • Constat d’huissier
  • Dictées de courriers
  • Pièces de procédure
  • Conférences
  • Réunions de travail
  • Entretiens
  • etc
Nos savoir-faire, …