Permanence téléphonique médicale & Télésecrétariat médical

Permanence téléphonique médicale ou secrétariat téléphonique médical
Pourquoi continuez-vous d'être dérangé par le téléphone ?
Transférez votre ligne téléphonique selon vos besoins et bénéficiez d'une permanence téléphonique médicale de Qualité
Besoin d’informations complémentaires ?
TELESECRETARIAT MEDICAL ET GESTION DES RDV MEDICAUX

Pourquoi externaliser votre permanence téléphonique médicale et utiliser un télésecrétariat médical externalisé en France ?

Concentrez-vous pleinement sur votre action médicale (votre cœur de métier), consacrez votre temps utile à la santé ou à la maladie de vos patients et élaborez vos diagnostics médicaux ou paramédicaux en toute tranquillité (prise de rdv efficace, consultation médicale, gestion des petites urgences médicales, téléconsultation, visite à domicile, réceptions des appels téléphoniques « personnel ou professionnel » et mise en relation de confrères et professionnels de santé : Médecins spécialistes, pharmaciens, laboratoires d’analyses médicales, infirmiers, kinésithérapeutes, …).

Partenaire de votre réussite, sélectionnez un prestataire de télésecrétariat médical reconnu pour la qualité de ses prestations d’accueil téléphonique mais surtout pour la compétence de ses télésecrétaires. Le télésecrétariat médical Kont@ct est implanté à Dunkerque (France) et chaque secrétaire médicale exerce exclusivement sur le territoire Français. Confiez votre permanence téléphonique médicale à Kont@ct et vous êtes certain que :

  • L’accueil téléphonique médical des appels de vos patients est toujours agréable, sans attente (décroché rapide 4 sonneries maxi soit 12 secondes en moyenne) et précis (nom et prénom du patient, n° de téléphone, motif du RDV, adresse complète pour les visites à domicile et code d’entrée)
  • Nos télésecrétaires médicales sont toujours disponibles : Elles répondent et écoutent attentivement vos patients et vous apportent directement assistance en cas de problèmes techniques avec votre agenda (prise en main à distance par exemple)
  • la gestion de votre agenda médical est en permanence optimisée pour vous faire gagner du temps en cas d’un remplacement d’un rendez-vous annulé ou remplacer les désistements ou les annulations de dernière minute (limiter le plus possibles les « trous » dans votre planning professionnel),
  • Vous bénéficierez à chaque instant d’une permanence téléphonique médicale de qualité

externaliser votre SECRéTARIAT téléphonique médical POUR NE PLUS ETRE DéRANGé PAR LE téléPHONE

En tant que professionnel de santé, vous vous devez d’être attentif à votre patientèle ! Le téléphone est souvent perçu, par vos patients, comme une intrusion lors d’une consultation médicale. En choisissant d’externaliser totalement ou partiellement (vos choix : quelques heures par jour, quelques heures par semaine, par mois ou simplement pendant vos vacances ou pendant les congés de votre secrétaire avec le « forfait vacances scolaires« ) le secrétariat téléphonique du cabinet médical, vous ne serez plus dérangé lors de la prise de rendez-vous médicaux et vos patients seront satisfaits de votre disponibilité constante.

En tant que professionnel de santé, vous vous devez d’être attentif à votre patientèle ! Le téléphone est souvent perçu, par vos patients, comme une intrusion lors d’une consultation médicale.

En choisissant d’externaliser totalement ou partiellement (vos choix : quelques heures par jour, quelques heures par semaine, par mois ou simplement pendant vos vacances ou pendant les congés de votre secrétaire avec le « forfait vacances scolaires« ) le secrétariat téléphonique du cabinet médical, vous ne serez plus dérangé lors de la prise de rendez-vous médicaux et vos patients seront satisfaits de votre disponibilité constante.

Kont@ct se positionne comme le spécialiste Français de référence en télésecrétariat médical. En mettant à votre disposition des secrétaires diplômées parfaitement informées sur vos méthodes et conditions de travail, nous vous offrons une alternative ou un complément efficace au secrétariat salarié dans vos locaux.

Bien plus qu’une simple permanence téléphonique médicale

En 15 minutesvotre secrétariat médical est opérationnel !

Notre mission : Vous offrir bien plus qu’une simple externalisation de votre secrétariat. Vous souhaitez que vos patients ne soient pas perturbés par votre passage au secrétariat externe ? L’organisation minutieuse de votre arrivée s’effectue au quotidien dans le respect de vos habitudes professionnelles. Votre « télésecrétaire leader » (responsable de votre compte client) organise minutieusement avec vous votre arrivée (organisation quotidienne, vos méthodes d’actions, réceptions des laboratoires, …), prend note de vos directives et s’assure régulièrement que notre offre de prestations respecte bien vos attentes.

Grâce à un simple  transfert d’appel de votre ligne téléphonique au cabinet médical, la réception de vos appels téléphoniques est assurée sur de larges horaires * (du lundi au vendredi de 7 H 30 à 20 H 00 et le samedi de 8 H 00 à 13 H 00), nous mettons à votre disposition un panel de services sur mesure dont les principaux avantages sont :

  • Une équipe d’assistantes dédiée, un service rapidement opérationnelle et facilement joignable
  • A tout moment selon les circonstances, vous pouvez laisser de nouvelles instructions aux secrétaires
  • Chaque appel téléphonique du cabinet est traité avec soin et chaque patient reçoit une réponse rapide et personnalisée (découvrez notre baromètre qualité)
  • Les secrétaires médicales vous communiquent au fil de l’eau des messages qualifiés concernant la santé de vos patients que vous pouvez traiter immédiatement (une solution simple et efficace pour ne rien rater)
  • Un télésecrétariat qui respecte, par engagement, vos consignes au plus près sans jamais vous faire courir de risques médicaux
  • Des qualifications d’appels précises et une analyse des risques « latents » de chaque communication reçue (difficulté respiratoire, douleur thoracique, trouble de la parole, perte d’équilibre, femme enceinte, nourrisson, …)
  • Des services professionnels et des prises de rendez-vous confirmés par e-mail ou par SMS
  • Une hiérarchisation des priorités avec information communiquée immédiatement en cas d’urgence
  • La réception des fax (laboratoires d’analyses) et leurs transferts sur votre boîte e-mail grâce à notre service de fax to mail
  • La gestion de vos RDV après la mise en place d’un agenda internet ** consultable à distance via votre mobile (smartphone et iphone)
  • Un relevé mensuel détaillé de toutes les communications reçues, émises ou transférées (n° de téléphone, date, heure & durée de l’appel, …)
  • Un cabinet médical calme et serein où les sonneries incessantes ne résonnent plus

* En dehors des horaires d’ouverture tous les appels téléphoniques reçus sont dirigés automatiquement et sans attente vers votre répondeur enregistreur ou répondeur simple avec une messagerie vocale unique et personnalisée

** Nous intervenons sur tous les agendas internet tels que (liste non exhaustive) : Doctolib, WZ-Agenda, E-agenda, Maiia, ClicRDV, Google agenda, …

Pourquoi externaliser votre accueil téléphonique médical ?

En tant que médecin, il est crucial de consacrer le meilleur de votre temps à vos patients. Cependant, la gestion des appels reçus et la prise de rendez-vous pendant la consultation d’un patient peut vous perturber pendant votre diagnostic, ce qui est très inconfortable. Dans cette situation, il est absolument nécessaire de confier ce travail « ingrat et complexe » à un télésecrétariat médical de confiance qui intervient à votre place pour vous soulager de cette charge.

Qu’est-ce que le télésecrétariat médical ?

Le télésecrétariat médical consiste à externaliser la gestion des appels du cabinet médical à des secrétaires professionnelles qui interviennent à distance. Cela vous permet de maintenir facilement une permanence téléphonique sur de larges horaires, de gérer efficacement les communications entrantes et de maintenir un agenda en ligne à jour.

Les avantages d’une permanence téléphonique médicale

Réduction des interruptions

En externalisant votre secrétariat, vous minimisez les interruptions durant vos consultations. Vos patients bénéficient d’une attention accrue sans l’intrusion constante du téléphone.

Votre temps est précieux et doit être exclusivement consacré aux soins de vos patients. Les sonneries continuelles perturbent votre concentration et réduisent l’efficacité de vos consultations ? Avec une permanence téléphonique, chaque appel est géré par une télésecrétaire dédiée, motivée et formée pour traiter les demandes courantes. Elle sait faire la différence entre les demandes courantes et les demandes urgentes, vous permettant ainsi une continuité de soin sans aucune perturbation.

Ce filtrage intelligent des appels de la part de la secrétaire, vous garantit que seules les communications essentielles vous seront transférées, augmentant ainsi votre productivité tout en améliorant l’expérience patient.

Rappel automatisé des rendez-vous par SMS

Assurez-vous que vos patients n’oublient jamais un rendez-vous grâce à des rappels automatisés par SMS ou par e-mail. Cela réduit l’absentéisme et optimise votre planning.

Les rappels de rdv sont un outil essentiel pour réduire les absences et les retards. En envoyant des notifications automatiques par SMS ou e-mail, vous augmentez le taux de présence de vos patients. Cette fonctionnalité permet également de libérer des créneaux en cas d’annulation, optimisant de fait, l’utilisation de votre emploi du temps. Les rappels peuvent être personnalisés pour inclure des instructions spécifiques, des préparations nécessaires pour les consultations ou des messages de suivi post-consultation.

Gestion professionnelle des communications

Chaque appel est traité avec professionnalisme selon vos consignes. Une équipe à l’écoute répond rapidement, hiérarchise les priorités et vous informe immédiatement en cas d’urgence. 

Nos collaboratrices sont formées pour répondre aux appels avec courtoisie et professionnalisme, reflétant ainsi l’image de votre cabinet médical. Elles suivent des protocoles stricts pour hiérarchiser les situations rencontrées selon leur importance et leur degré d’urgence. Les demandes non prioritaires sont traitées efficacement, tandis que les urgences sont immédiatement communiquées au praticien concerné. Cette approche professionnelle garantit que chaque patient reçoit l’attention nécessaire sans perturber le déroulement de vos consultations.

Flexibilité et réactivité du télésecrétariat de confiance

Nos télé-secrétaires sont disponibles du lundi au vendredi de 7 H 30 à 20 H 00 et le samedi de 8 H 00 à 13 H 00. En dehors de ces horaires, ces contacts sont automatiquement redirigés vers votre répondeur personnalisé (messagerie vocale).

Confidentialité et sécurité

Nos services garantissent la confidentialité de vos échanges et de vos données grâce à la mise en œuvre de protocoles de sécurité stricts (procédures internes), assurant ainsi le respect des réglementations en vigueur tout en éliminant le risque d’erreurs. Parallèlement, nous signons avec chaque praticien un accord de confidentialité (engagement de réserve et de discrétion).

Pourquoi choisir Kont@ct pour votre télésecrétariat médical ?

Chez Kont@ct, nous nous positionnons comme le spécialiste de référence en télésecrétariat médical. Notre équipe est formée pour respecter rigoureusement vos consignes, intégrer vos méthodes de travail et vous offrir un service personnalisé adapté à vos besoins.

Dans le cadre de nos actions en matière de permanence téléphonique, nous gérons au quotidien de multiples spécialités médicales.

Chaque secrétaire médicale est spécialement formée pour offrir un accueil téléphonique personnalisé à vos patients. Elles sont capables de gérer et de sécuriser des situations d’urgence, de filtrer les appels non prioritaires et de transmettre les messages importants en temps réel.

C’est parce que nous « connaissons » les contraintes de votre métier que nous proposons à chaque praticien, une solution sur mesure.

Gestion de la prise de rendez-vous et agenda médical en Ligne

Les agendas médicaux accessibles en ligne 24/7 permettent une flexibilité maximale et une gestion simplifiée de votre planning. Cela permet une mise à jour en temps réel de votre agenda internet, accessible partout dans le monde, sur tout les supports (smartphone, ordinateur et tablette) et ceci à tout moment. Cette flexibilité est cruciale pour vous assurer une coordination efficace entre vos consultations, vos visites à domicile et vos disponibilités. Cette fonctionnalité vous offre un accès constant à votre emploi du temps, vous permettant de faire des ajustements en temps réel et d’optimiser votre organisation.

Service de messagerie médicale sécurisée

Notre service inclut une messagerie médicale intelligente et sécurisée, permettant une communication fluide et protégée entre vous et votre télésecrétariat. Cela facilite également la transmission d’informations importantes et des consignes spécifiques à vos assistantes.

L’externalisation du secrétariat médical pour toutes les spécialités médicales

Aujourd’hui, nous gérons l’ensemble des activités de télésecrétariat médical de nombreux médecins généralistes et spécialistes dans tous les domaines. Basé dans le nord de la France, nos équipes sont formées en permanence et elles apportent un service personnalisé aux :

  • Allergologues
  • Angiologues
  • Cardiologues
  • Chirurgiens dentistes
  • Chirurgiens esthétiques
  • Dermatologues
  • Diététiciens et Nutritionnistes
  • Gastro-entérologues
  • Gynécologues obstétriciens
  • Médecins généralistes et Acupuncteurs
  • Neurologues
  • Ophtalmologues
  • Orthodontistes
  • Oto-rhino-laryngologues (ORL)
  • Pédiatres
  • Pédicures podologues
  • Pneumologues
  • Podo-orthésistes
  • Psychologues
  • Radiologues
  • Réflexologues
  • Rhumatologues
  • Stomatologues, …

Facturation de la permanence téléphonique médicale

Chez Kont@ct, nous comprenons l’importance d’une gestion flexible et transparente pour votre service de permanence téléphonique médicale.

Voici comment la facturation est établie :

Flexibilité et Liberté

Lors d’un premier entretien téléphonique avec Kont@ct, notre collaborateur répond à l’ensemble de vos questions et vous présente l’articulation de nos différentes prestations. Ensuite, vous recevez par mail une synthèse des points abordés lors de votre appel ainsi qu’un devis détaillé.

Nos clients sont libres !

Nous nous adaptons totalement à votre organisation et vous n’avez pas de durée contractuelle à respecter. Vous utilisez notre service de permanence téléphonique médicale selon vos besoins et vous arrêtez quand vous le souhaitez.

Vous êtes totalement libre !

Concrètement grâce à une grille d’organisation à compléter, vous nous présentez en détail votre organisation professionnelle (horaires et jours de RDV au cabinet médical, les moyens de paiement que vous acceptez, les horaires des visites à domicile, les actes spécifiques que vous réalisez, …)

Suivi détaillé des appels

A la fin de chaque mois, vous recevrez l’historique complet de tous les appels traités par votre télésecrétariat.


Ce relevé mensuel d’appels inclut les données suivantes :

  • Le type d’appel traité : Appels entrants, sortants et appels transférés
  • La date et heure de chaque appel
  • La durée de chaque appel
  • Le temps d’attente de chaque appel avant d’entrer en relation avec une télésecrétaire

Facturation mensuelle de nos prestations d’accueil téléphonique

La facturation est réalisée en fin de mois. Elle se calcule sur le nombre d’appels téléphoniques réellement traités par votre télésecrétariat. La facturation est simple et sans surprise, avec un suivi détaillé de la totalité des appels traités.

Nos tarifs sont clairs, transparents et sans frais cachés.

Chaque mois, vous recevez une facture détaillée, facilitant la gestion de vos dépenses.

Conclusion

Externaliser votre accueil téléphonique médical chez Kont@ct vous permet de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : Vos patients, vos malades et votre agenda.

Grâce à notre expertise, notre approche personnalisée et nos professionnels de talent, vous bénéficiez d’un service réactif et parfaitement adapté à vos besoins. Pour en savoir plus sur nos services de télésecrétariat médical et découvrir comment nous pouvons aider votre cabinet, contactez-nous dès aujourd’hui !

  • Par mail : contact@kontact.fr
  • Par téléphone : 03 28 59 69 79 
  • Par message : Contactez-nous