Secrétariat : Travaux de secrétariat et retranscription audio

Secrétariat et Télésecrétariat
Déléguez vos travaux de secrétariat et concentrez-vous sur votre coeur de métier
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Secrétariat et Télésecrétariat

 

Déléguez vos travaux de secrétariat et concentrez-vous sur votre coeur de métier

 

En tant que chef d’entreprise, dirigeant, commerçant artisan ou profession libérale, vous croulez sous le travail. Seulement, vos besoins administratifs et commerciaux sont trop irréguliers pour disposer d’un véritable secrétariat de direction générale.

 

Que diriez-vous d’une solution sur-mesure, entièrement personnalisable et sans engagement de durée ?

 

Pour quelques heures ou de manière permanente, offrez-vous les services d’un secrétariat performant avec Kont@ct !

 

 

Retranscription audio : Faites appel à nos experts !

 

 

Vous êtes médecins, avocat ou huissier de justice ? Comme de nombreux professionnels du secteur médical ou juridique, vous multipliez les consultations, les rendez-vous, les colloques ou encore les audiences. Avec ces journées bien remplies, vous manquez de temps pour retranscrire vos enregistrements audio.

 

Bonne nouvelle, Kont@ct s’occupe de tout ! Formées au vocabulaire et aux spécificités de votre corps de métier, nos équipes de télésecrétaires juridiques et médicales transforment vos supports audio en documents professionnels.

 

Que votre enregistrement soit issu d’un fichier MP3 ou d’une vidéo, nous rédigeons votre compte rendu intégral ou synthétique dans le respect de votre discours et des normes rédactionnelles.

 

 

Retranscription médicale et juridique

 

 

Spécialisée dans la retranscription médicale et juridique, la société Kont@t vous propose de gagner du temps en nous confiant la retranscription de l’ensemble de vos enregistrements et dictées vocales.

 

Au fils de nombreuses collaborations auprès des professionnels de votre secteur, nos équipes spécialisées ont acquis de solides compétences pour une saisie rapide, pertinente et fidèle à votre expertise.

 

L’avantage avec nos télésecrétaires aguerries à la lexicologie médicale et juridique, c’est leur capacité de repérer les tics et erreurs de langage pour en retranscrire uniquement les éléments importants.

Confiez-nous la retranscription audio de vos documents médicaux et juridiques !

 

Confiez vos retranscriptions à votre télésecrétaire médicale :

  • Note de suivi
  • Rapport de consultation
  • Fiche médicale
  • Lettre de liaison
  • Résumé de décharge
  • Rapport d’autopsie
  • Compte rendu de réunion
  • Retranscription de colloque, séminaire, conférence et congrès
  • Rapport d’imagerie médicale
  • Compte-rendu et protocole opératoire
  • Compte-rendu d’hospitalisation
  • etc

 

Faites appel à votre secrétaire juridique à distance :

  • Constat d’huissier
  • Dictée de courriers
  • Pièce de procédure
  • Compte-rendu de réunion
  • Retranscription de séminaire, conférence et congrès
  • Assignation
  • Conclusion
  • Rapport d’expertise
  • Acte juridique
  • Compte rendu d’entretien
  • Etc

Service de retranscription audio : Comment ça marche ?

 

Vous souhaitez remplacer votre secrétaire actuellement en congés ou confier l’intégralité de vos retranscriptions et frappes de documents ? Avec Kont@ct, rien de plus simple ! Retranscription brute (verbatim), retranscription améliorée, retranscription reformulée ou transcription audio synthétisée, optez pour l’option la plus appropriée à votre méthode de travail.

Procédure de retranscription

  • 1/ Dictaphone ou téléphone portable en main, vous enregistrez vos prises de notes sur le support de votre choix
  • 2/ Vous transmettez vos fichier audio à votre interlocuteur Kont@ct
  • 3/ Votre télésecrétaire se charge de la retranscription de votre document médical ou juridique
  • 4/ Après relecture et correction, vous recevez une première ébauche du document dactylographié
  • 5/ Avec votre accord, votre intervenant édite le document définitif et l’adresse si vous le souhaitez, à vos clients, patients ou partenaires.

Télésecrétariat professionnel : Déléguez sans embauche !

 

Quel plaisir de constater la réussite de son entreprise ou activité libérale ! Seulement, vous vous passeriez bien de la surcharge administrative engendrée par cette évolution. Pour vous aider, vous pensez recruter, mais il est encore trop tôt pour prendre un tel engagement.

 

Dans ce cas, optez pour la solution Kont@ct. Alternative intéressante pour les professionnels, le télésecrétariat vous libère du temps pour vous consacrez à votre coeur de métier. De plus, le télésecrétariat vous épargne les contraintes liées à l’embauche d’un collaborateur en interne.

 

Kont@ct, c’est un service rapide, économique et entièrement modulable. Vous ne payez que les heures travaillées.

Secrétariat externalisé : Les avantages

Votre secrétaire est débordée ou temporairement absente ? Vous souhaitez absorber une surcharge d’activité inhabituelle ? Que vous soyez un as de l’organisation ou terrifié par la paperasse, vous apprécierez forcément les services de nos télésecrétaires.

 

Gagnez du temps 

Permanence téléphonique, gestion des ressources humaines, retranscriptions audio, tâches administratives et commerciales, cette surcharge de travail vous empêche parfois d’être pleinement disponible pour vos clients et patients.

En externalisant vos travaux de secrétariat ponctuels ou permanents, vous bénéficiez des services de professionnels du métier et vous gagnez du temps pour vous consacrez sereinement à votre activité.

 

Maîtrisez votre budget

Grâce à nos prestations, vous économisez de nombreux frais liés au recrutement d’un nouveau salarié. Vous ne payez ni les absences de votre collaborateur (RTT, congés, jours fériés), ni les investissements nécessaires à la réalisation de ses missions (poste de travail, fournitures, formations, …). Cerise sur le gâteau, les frais de télésecrétariat sont déductibles de vos charges fixes. Alors, pourquoi s’en priver ?

 

Partez en vacances en toute sérénité

Vous envisagez de prendre quelques jours de repos ? Pour voyager serein, assurer la continuité de vos services avec Kont@ct. Nous prenons en charge l’ensemble de vos travaux administratifs ou commerciaux. Nos équipes dédiées, s’occupent de votre permanence téléphonique médicale, de votre accueil téléphonique d’entreprises (gestion de standard téléphonique) ou de votre secrétariat téléphonique juridique ainsi vous êtes certain de ne jamais manquer un appel téléphonique et d’être informé en temps réel pour les «urgences».

Prise de rendez-vous, gestion des agendas, urgences téléphoniques, grâce à nos télésecrétaires qualifiées, vous pouvez enfin respirer.

 

Profitez d’un service souple et réactif

Votre secrétaire à distance s’adapte à votre rythme et vos exigences. Elle répond à vos demandes sans engagement dans la durée. Vous êtes face à un pic ou une baisse d’activité ? Il vous suffit de contacter votre interlocuteur privilégié pour réévaluer les modalités de votre contrat sans aucune pénalité !

Secrétariat administratif et commercial : Une équipe exclusive

 

Flexibilité et expertise, deux valeurs communes à l’ensemble des assistants experts Kont@ct. Après l’étude de vos besoins, nous mettons à votre disposition une équipe de télésecrétaires opérationnelles, conscientes des contraintes liées à l’exercice de votre activité et respectueuses de votre image professionnelle.

 

Télésecrétariat Kont@ct : La garantie d’un service de qualité

 

Spécialiste du télésecrétariat en France, nous vous garantissons :

 

  • La confidentialité absolue de nos assistantes sur l’ensemble de vos documents et communications professionnelles
  • La réactivité et l’efficacité de votre interlocuteur privilégié
  • La hiérarchisation des urgences et des priorités
  • La transmission rapide et précise des messages de vos clients, patients et/ou partenaires
  • L’adaptation de nos secrétaires à vos procédés et habitudes de travail

 

Secrétariat et télésecrétariat : Nos savoir faire

 

Pour la première fois, vous déléguez vos travaux administratifs et commerciaux à une secrétaire indépendante. Vous vous demandez quelles tâches lui confier de manière ponctuelle ou permanente ? Kont@ct vous dresse la liste non exhaustive de ses savoir faire.

Confiez à votre assistante administrative :

 

  • La rédaction et la mise en forme de documents et rapports (dactylographie & frappe de documents)
  • La retranscription de supports audio
  • La gestion des fichiers et saisie des informations
  • La réception des appels téléphoniques et prises de messages qualifiés (envoyés par mail ou par SMS)
  • La création et la gestion de votre boite mail et des contacts
  • La gestion des rendez-vous via un agenda partagé selon vos directives
  • Le rappel des RDV par mail ou par SMS pour limiter les oublis et l’absentéisme
  • L’édition de factures
  • La création d’outils de pilotage sous Excel (tableau de bord, graphiques, présentation Powerpoint, analyses de la valeur administrative, statistiques, …)
  • L’élaboration de grilles tarifaires
  • La relance des clients (retard de paiement et suivi des impayés)
  • La domiciliation d’entreprise (réception et réexpédition du courrier)
  • Etc

Confiez à votre assistante commerciale :

 

  • La création de documents commerciaux (argumentaires de vente, plaquettes de présentation, …)
  • La mise à jour de fichiers clients
  • L’édition de devis commerciaux
  • Le suivi et la prise de commandes
  • L’organisation des déplacements et rendez-vous professionnels
  • La gestion de planning
  • La rédaction de courriers commerciaux, mailing et publipostage (édition, mise sous pli, sélection du tarif le plus adapté, envoi et dépôt au centre de tri postal)
  • Création d’e-mails commerciaux ou informatifs et adressage (e-mailing, fax-mailing et envoi de SMS à l’unité ou en grand nombre)
  • Réponse aux appels d’offres
  • Gestion des commandes de fournitures
  • Appels téléphoniques (client mystère, contrôle d’intervention, …)
  • Création et envoi d’enquête (traitement et analyse des résultats)
  • Etc

Nos équipes de télésecrétaires sont prêtes à répondre aux sollicitations de vos clients et patients. Urgence, impatience ou simple prise de RDV, nous réceptionnons les appels entrants 68 heures par semaine, du lundi au vendredi de 7 H 30 à 20 H 00 non stop et le samedi de 7 H 30 à 13 H 00.

 

Nous recueillons l’ensemble des informations indispensables au suivi du dossier : Objet, coordonnées de l’interlocuteur, message, …

 

La nuit, les week-ends et les jours fériés, Kont@ct réceptionne vos appels sur un répondeur téléphonique personnalisé. Grâce à ce système, vous avez la possibilité de consulter vos messages vocaux directement depuis votre boite mail. Astucieux n’est-ce pas ?

Kont@ct s’occupe de votre secrétariat à distance, contactez-nous ou téléphonez au 03 28 59 69 79

Télésecrétariat juridique et médical : Des experts à votre service !

 

Certains secteurs d’activité nécessitent l’intervention d’une télésecrétaire spécialisée.

 

C’est souvent le cas des professions juridiques et médicales. Pour nous adapter aux problématiques et au vocabulaire très précis de ces métiers, nos télésecrétaires médicales et nos télésecrétaires juridiques sont formées et expérimentées en ce sens. Elles garantissent l’accueil personnalisé de votre cabinet ou de votre étude tout en assurant une gestion optimale de votre secrétariat.

Kont@ct s’occupe de votre secrétariat à distance, contactez-nous ou téléphonez au 03 28 59 69 79

Secrétariat à distance : Un soutien, une assistance au quotidien

 

Banques, assurances, impôts, fiches de paie, difficile de ne pas se laisser déborder par tous ces papiers. Il envahissent votre bureau, vos tiroirs et même votre espace de vie.

 

Pas de panique, Kont@ct est la solution qu’il vous faut ! Notre métier consiste à vous libérer des tâches administratives souvent énergivores et répétitives. Vous avez sûrement bien mieux à faire de votre temps libre, non ?

Démarches administratives et formalités

 

L’informatique ? Très peu pour vous ! Malheureusement, la plupart des démarches administratives s’effectuent en ligne. Pour faciliter la communication avec les différentes administrations nous vous accompagnons pas à pas dans la plus stricte confidentialité :

 

  • Aide à la déclaration fiscale, CAF, pôle emploi
  • Constitution et gestion de dossiers
  • Accompagnement administratif
  • Etc

 

Gestion du courrier

Votre boite aux lettres déborde de courriers ? Il est grand temps de s’en occuper. Nos équipes prennent en charge la gestion quotidienne de votre courrier selon vos exigences identifiées en amont de cette mission :

 

  • Tri, analyse et traitement
  • Hiérarchisation des priorités
  • Rédaction de courriers dactylographiés
  • Relecture et correction des lettres manuscrites
  • Envoi de courrier simple, recommandé ou de colis
  • Suivi auprès des administrations privées ou publiques (téléphone, gaz, électircité, corps médical, mutuelle, assurance, …)

 

Création de supports

Vous recherchez un emploi ? Il vous faudra un curriculum vitae et une lettre de motivation digne de ce nom.

 

Vous poursuivez vos études ? Sans doute aurez-vous besoin d’un rapport de stage ou d’un mémoire.

 

Vous l’avez compris, de nombreuses situations nous amènent à rédiger ou créer des supports. Kont@ct est là pour vous faciliter la vie et garantir la qualité de vos écrits :

 

  • Rédaction ou mise à jour de curriculum vitae et de lettre de motivation
  • Relecture et correction de rapport de stage, mémoire, thèse
  • Présentation de mise en page de vos documents
  • Numérisation et sauvegarde de données
  • Impression, reliure et affranchissement
  • Veille informationnelle
  • Etc

 

Classement et archivage

 

Il existe de multiples manières de procéder au rangement de ses papiers ou documents virtuels. La méthode doit être efficace, simple et bien pensée pour évoluer dans le temps. Kont@ct trie, classe et archive vos documents importants en diverses catégories pour un accès facilités toute l’année.

Kont@ct s’occupe de votre secrétariat à distance, contactez-nous ou téléphonez au 03 28 59 69 79

Secrétariat et Télésecrétariat : Quelques Exemples d’interventions
Offrez-vous les services d'un secrétariat performant !
  • Votre secrétaire est temporairement absente (congés, formation, arrêt maladie, …)
  • Vos travaux de secrétariat sont irréguliers
  • Votre secrétaire est débordée
  • Vous devez réduire vos charges fixes car c’est une priorité pour votre entreprise
  • Vous souhaitez absorber facilement une surcharge d’activité inattendue
  • Vous manquez de temps et vous souhaitez concentrer votre énergie sur votre coeur de métier
  • Vous ne maîtrisez pas «bien» l’outil informatique
  • Vos besoins en secrétariat ne nécessitent pas l’achat de matériel informatique

Secrétariat et Télésecrétariat : Comment sont traités vos documents ?
Consacrez-vous exclusivement à votre métier
  • Vos travaux de secrétariat sont traités dès réception avec le plus grand soin
  • Une ébauche des documents dactylographiés vous est présentée dans l’attente de votre validation
  • Enfin avec votre accord, ils sont édités et si vous le souhaitez, adressés directement à vos Clients ou Partenaires.

Secrétariat et Télésecrétariat : Comment nous transmettre vos travaux ?
Selon vos besoins, transmettez-nous vos travaux aux coordonnées suivantes :
  • Téléphone:  

+33 3 28 59 69 79

  • E-mail:   

contact@kontact.fr

  • Télécopie:   

+33 3 28 59 69 70

  • Courrier postal:  

19, rue de Soubise

59140 DUNKERQUE

Nos savoir-faire, …

  •  En toute confidentialitédactylographierrelire, corriger et éditer vos documents :

    • courriers manuscrits (relecture et correction orthographique)
    • retranscription de support audio
    • comptes-rendus de réunions (comité d’entreprise, accords commerciaux, assemblées générales, …)
    • devis, factures, tarifs
    • contrats, notices et documentations commerciales
    • rapports commerciaux ou techniques, appel d’offres, …

 

  • Rédiger votre courrier selon vos instructions (mise sous plis, affranchissement et expédition du courrier)
  • Organiser vos rendez-vous et vos déplacements professionnels (réservations : avion, train, hôtel, salle de conférence, …)
  • Relancer vos Clients et fournisseurs
  • Envoyer et réceptionner vos fax (fax to e-mail inclus)
  • Créer et gérer votre boite e-mail
  • Organiser votre veille internet et/ou vos recherches sur le web
  • Photocopier (noir et blanc & couleur), imprimer, relier, affranchir, …
  • Assurer le Publipostage et grâce à notre plateforme technologique le routage des mailings, faxing, e-mailing, SMSing, …
  • Créer vos outils de pilotage et de gestion (tableaux de bord, graphiques, présentations powerpoint, Analyse de la Valeur Administrative, statistiques, …)
  • Réaliser, structurer et gérer vos Bases De Données
  • Fusionner, matcher et dédoublonner vos fichiers
  • Numériser & sauvegarder vos données

Vos avantages, ...

  • Vous bénéficiez d’une secrétaire expérimentée
  • Vous ne payez que les travaux réalisés (pas de frais annexe, pas de coût caché, pas de charges sociales, …)