Télésecrétariat médical et Permanence téléphonique médicale

07 Mar Télésecrétariat médical et Permanence téléphonique médicale

Quelques semaines après avoir rencontré Pierre au restaurant, Jean-François le retrouve dans son cabinet. Le docteur profite de l’occasion pour lui confier que lui aussi a fait appel à Kontact pour leur service d’accueil téléphonique médical.

Le télésecrétariat médical en support au personnel physique

La secrétaire du cabinet qu’il partage avec son épouse obstétricienne a souhaité diminuer son temps de travail pour des raisons personnelles.

Le couple de médecins a accepté que la jeune femme ne reste que 18 heures par semaine, réparties sur trois après-midi. Jean-François et Katia avaient reparlé de Kont@ct et avaient envisagé cette solution de secrétariat téléphonique médical lors des vacances de leur secrétaire. Le choix de Valérie fut pour eux l’occasion de sauter le pas.

– J’avoue que je croyais que tu aurais du mal à te passer d’une présence physique dans ton secrétariat, dit Pierre en souriant.

– Katia a insisté, admit le médecin généraliste. J’ai accepté de prendre des renseignements auprès d’autres confrères et je me suis aperçu que Kontact avait une sacrée bonne réputation puis tout s’est enchaîné, … ça paraissait si simple, … on s’est sentis écoutés et surtout compris.

Préparer le début d’une collaboration avec Kontact

Il raconta à Pierre comment le lendemain, Katia et lui consultèrent le site web de l’entreprise Kontact à Dunkerque et décidèrent de demander un devis pour prendre le relai de Valérie quand elle ne serait pas au bureau. Ils établirent ensemble la liste des tâches effectuées par leur secrétaire :

– Gérer les appels téléphoniques des patients tout en étant capable de jauger de l’urgence de la situation

– Organiser les rendez-vous et gérer les agendas de deux médecins dont les spécialisations sont totalement différentes

– Organiser un parcours cohérent de visites à domicile pour le médecin généraliste

Il y avait également des tâches plus complexes liées au cabinet de gynécologie. L’employée de Kont@ct devrait pouvoir assurer l’organisation complète des interventions chirurgicales, elle devrait alors :

– Réserver les blocs opératoires et le matériel nécessaire à chaque intervention

– Préparer et planifier les rendez-vous avec les anesthésistes

– Organiser l’entrées des patientes à l’hôpital et leur réserver une chambre conforme à leur demande

– Retranscrire via dictaphone les dictées audios des comptes rendus d’interventions et des comptes rendus opératoires puis les envoyer aux patients ainsi qu’à leur médecin généraliste

Après avoir étudié la description de fonction pour ce poste, un commercial en charge du service de secrétariat téléphonique médical réalisa le devis.

La mise en place d’une permanence téléphonique médicale

Dès le devis signé, ils furent agréablement surpris de voir avec quel sérieux l’équipe de Kontact prépara le travail. Ils virent qu’en fait, l’entreprise s’adaptait parfaitement à leur organisation interne et ils en furent rassurés car ils craignaient que leur clientèle soit perturbée. Il n’en fut rien, le service était même mieux assuré qu’auparavant, car les plages horaires étaient étendues, passant d’un 9 h – 17 h 30 quand Valérie travaillait à temps plein à un 7 h 30 – 20 h actuellement.

Cette extension de la permanence téléphonique médicale était appréciée des clients qui pouvaient désormais contacter le cabinet médical en toute discrétion depuis chez eux.

Un service de secrétariat téléphonique médical professionnel

– Comme tu as du le remarquer, dit Jean-François, leur professionnalisme va bien au-delà qu’une simple réponse à tes besoins. Ils te proposent des solutions pour faciliter la gestion du secrétariat médical.

Maintenant, nous recevons nos fax directement dans notre boîte email, nous pensons même supprimer notre ligne de fax, car elle est devenue totalement obsolète. Et nous pouvons consulter nos agendas sur notre smartphone ! Une révolution pour ma femme qui est amenée à quitter régulièrement le cabinet pour se rendre à l’hôpital. La nuit, ils ont même mis en place un répondeur automatique dont ils gèrent les messages et te contactent en cas d’urgence. Leur organisation nous rassure car nous ne courons aucuns risques professionnels.

– Tu as l’air convaincu en tout cas, répliqua Pierre, ça fait plaisir à voir.

J’avoue que je suis satisfait et Katia l’est encore plus que moi ! Son métier d’obstétricienne la confronte sans cesse à des situations d’urgence qui engendrent d’importantes modifications de planning. Tout ça est pris en charge par les télésecrétaires de Kontact qui sont très professionnelles. Leur prise de rendez-vous est parfaitement qualifiée. Nous savons pourquoi le patient vient consulter et les urgences sont toujours justifiées, d’ailleurs ils nous préviennent immédiatement dans ces cas-là.

Je dirais que si nous sommes satisfaits de Valérie qui a toujours été irréprochable, Kontact nous apporte une sécurité supplémentaire et nous a permis d’améliorer notre service vis-à-vis de nos patients.