Accueil téléphonique : Comment réussir votre message vocal ?

22 Fév Accueil téléphonique : Comment réussir votre message vocal ?

Que ce soit pour votre messagerie personnelle ou votre accueil téléphonique d’entreprise, votre message vocal d’accueil téléphonique doit être concis et travaillé. En effet, des informations importantes et utiles à votre clientèle sont à prioriser.

Comment faire pour que l’annonce de votre message d’accueil retienne l’attention de vos clients ? Kontact votre agence spécialisée dans l’accueil téléphonique d’entreprise, vous donne quelques astuces pour être efficace !

Comment réussir votre message d’accueil par téléphone ?

Quel que soit votre secteur d’activité votre message d’accueil, se doit de rassembler les informations nécessaires afin que chaque personne souhaitant vous joindre, puisse être facilement dirigée vers le service souhaité, entrer en contact directement avec vous ou vous laisser un message, …

L’annonce d’accueil peut également être un moyen d’attirer un prospect si elle s’avère originale et parfaitement réalisée.

Quelques conseils pour un bon message d’accueil téléphonique :

• Être intéressant / attractif pour ne pas lasser l’interlocuteur
• Être dynamique et avoir une bonne accroche dès le départ
• Refléter l’image et la culture d’entreprise de votre société

En effet, l’accueil téléphonique d’entreprise fait partie de la première prise de contact donc de la première impression qu’un prospect se fait de votre entreprise.

Les éléments principaux à communiquer dans votre message d’accueil

Certains points essentiels sont à communiquer lorsque vous réalisez votre message d’accueil téléphonique :

1/ Il est impératif de présenter clairement le nom de l’entreprise ainsi le client est certain dès le départ d’être au bon endroit.

2/ Ensuite, renseignez votre interlocuteur sur vos jours et horaires d’ouvertures (optez pour un ton sympathique qui laisse paraître votre sourire et votre amabilité)

3/ Si votre annonce vocale contient un message informatif complémentaire (absence imprévue, période de congés, …) soyez clair et bref. Inutile d’entreprendre un long message d’accueil qui risquerait de faire perdre patience à votre client.

4/ Si votre accueil téléphonique d’entreprise met en relation plusieurs Directions ou différents métiers au sein de votre structure pensez à mettre en place un Serveur Vocal Interactif (SVI). C’est un outil extrêmement efficace, facile à déployer et source de gain de temps.

Exemple : Pour entrer en relation avec la direction commerciale composez le 1, pour entrer en relation avec la comptabilité composez le 2, pour entrer en relation avec le service maintenance – dépannage composez le 3, … Dans cette situation le client gagne du temps, il sélectionne lui-même le service ou la personne souhaité et entre immédiatement en communication avec le bon interlocuteur.

Démarquez-vous avec un accueil téléphonique d’entreprise accrocheur

Créer un message vocal d’accueil pour votre entreprise est une tâche qui demande beaucoup de réflexion, qui se teste et se répète jusqu’au moment où vous trouvez le texte « parfait ».

En effet, pour que l’annonce diffusée soit réussie et originale, vous pouvez par exemple, y intégrer une phrase personnelle qui met en relief une des valeurs de l’entreprise. Vous pouvez également, vous distinguer avec une note d’humour ou en ajoutant un fond musical. Toute créativité est bonne à être étudiée et peut vous faire valoir une opportunité commerciale.

La priorité est que votre message d’accueil soit compréhensible par tous.

Demandez conseil à des spécialistes pour votre message d’accueil

Le télésecrétariat Kontact est spécialisé dans l’accueil téléphonique d’entreprise (standard déporté) depuis de nombreuses années.

Notre équipe de professionnelles prend en charge toutes les missions liées à l’accueil téléphonique d’entreprise que vous lui confiez.

Kontact gère avec le plus grand soin l’accueil de votre clientèle du début de la communication téléphonique (mise en place de messages vocaux, Serveur Vocal Interactif, …) jusqu’à sa conclusion : Prise de messages qualifiés pour vos collaborateurs, organisation des rendez-vous sur les agendas de vos commerciaux, gestion des urgences, … (découvrez ici les résultats de notre baromètres qualité).

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