24 Août Standard déporté : Accueil téléphonique externalisé de vos Clients et partenaires

Standard déporté : Accueil téléphonique externalisé de vos Clients et partenaires

Après avoir expliqué la raison de son appel, à la personne en charge de l’accueil téléphonique, Pierre fut redirigé vers le service commercial de Kont@ct. Son interlocuteur lui posa quelques questions sur son entreprise et sur ses besoins, auxquels le chef d’entreprise répondit. – « Nous pouvons être opérationnels en 30 minutes, Monsieur Laniez. » – « Déjà ? » répondit Pierre, agréablement surpris. – « Oui, nous pouvons mettre en place une équipe presque immédiatement pour les PME-PMI. Ce sont des collaborateurs expérimentés qui véhiculeront une image très professionnelle de votre société. », lui expliqua la commerciale. – « Je ne pensais pas que ça pouvait être si rapide ! », répondit Pierre.

Un accueil et un secrétariat téléphonique aux plages horaires étendues

L’employée énuméra les services que Kont@ct pouvait prendre en charge pour aider Pierre. – « Nous nous occupons de toutes les communications passant par votre secrétariat téléphonique. Notre équipe sera en contact direct avec vos interlocuteurs, mais également à la disposition de votre personnel. Nos télésecrétaires sont accessibles de 7 h 30 à 20 h du lundi au vendredi, et de 7 h 30 à 13 h le samedi. Ils prennent note des messages et transfèrent les appels importants directement à la personne concernée si elle est joignable. En cas d’indisponibilité de votre collaborateur, nous lui envoyons un email et une alerte par SMS en cas d’urgence. En dehors de ces horaires, l’appelant peut laisser un message afin d’être recontacté le lendemain dès la première heure. » Pierre fut ravi, il était certain que cette large amplitude d’horaires allait augmenter la réactivité de l’entreprise. À plusieurs reprises, il avait reçu des emails de clients mécontents qui tentaient de joindre un interlocuteur entre 12 et 14 h, en vain.

Un secrétariat téléphonique au service des employés

– « Pour vos salariés, les avantages vont être nombreux. » – reprit la jeune femme. « Nous intervenons dans tous les domaines liés au secrétariat téléphonique. Nous prenons note de la réservation des salles de réunions, nous organisons les voyages d’affaires, en réservant selon les instructions que vous nous aurez fait parvenir, les chambres d’hôtel, les moyens de transport, … Nous organisons leurs rendez-vous et envoyons les courriers de confirmation, tout en mettant à jour leur agenda qui sera consultable sur smartphone. »

Avec ce service, Pierre allait pouvoir faire gagner du temps à ses collaborateurs qui auraient l’occasion de se consacrer à d’autres tâches trop souvent ajournées.

Une équipe dédiée au client pour son secrétariat téléphonique

La jeune femme rassura Pierre, qui n’était pas très à l’aise à l’idée de confier les tâches liées au premier contact avec son entreprise, à des personnes qu’il ne pouvait voir. – « Je comprends parfaitement vos craintes. Mais sachez qu’une équipe dédiée s’occupera de l’accueil téléphonique de votre entreprise. Vous pourrez identifier chaque membre et ils seront joignables aux mêmes horaires que ceux dont bénéficient vos clients. » Pierre décida qu’il était temps pour lui de suivre les conseils de Marc, qui lui avait vanté les mérites du centre de relation client Kont@ct. En à peine 24 h, ils avaient mis une structure efficace en place pour la multinationale de son ami, tout en intégrant les contraintes horaires liées à la situation géographique des différentes filiales. Pierre externalisa donc son accueil et secrétariat téléphonique chez Kont@ct.