Nos conseils pour réussir votre accueil téléphonique d’entreprise

15 Avr Nos conseils pour réussir votre accueil téléphonique d’entreprise

L’accueil téléphonique d’entreprise est le premier contact direct avec votre client. Il est indispensable de ne pas négliger la qualité de vos échanges.

Kont@ct vous apporte ses conseils pour véhiculer une bonne image de vous lors de la réception de ces appels et optimiser la satisfaction de vos clients.

Qu’est-ce qu’un accueil téléphonique d’entreprise de qualité ?

La personne qui occupe le poste à l’accueil téléphonique de votre entreprise, exerce une fonction importante.

En effet, c’est ici que se « joue » l’image de votre entreprise. Le client qui prend contact avec votre enseigne, passe en premier lieu par le standard téléphonique. C’est donc une première impression positive que vous devez communiquer.

Ce premier échange doit avoir pour objectif principal la satisfaction client en tout point. C’est un levier essentiel, il constitue la base d’un accueil téléphonique de qualité en entreprise.

Comprendre la demande de votre client pour répondre efficacement

Que ce soit un nouveau client ou un client régulier, l’enjeu est important dans les 2 cas de figure.

Le but est de comprendre au mieux la demande de votre interlocuteur et de lui apporter la solution « idéale » à son besoin. Sa demande peut être altérée par sa formulation ou son attention, auquel cas, vous devrez l’aider à s’exprimer au mieux pour satisfaire son appel.

Pour chaque client, vous avez un rôle d’accompagnant.

Que ce soit pour une question, un conseil, une réclamation ou un simple rendez-vous, vous devez toujours véhiculer un message de courtoisie, d’écoute et de disponibilité. Il en va de l’image de votre entreprise.

Pensez à chouchouter vos clients réguliers

Ce n’est pas parce qu’ils vous connaissent et qu’ils ont déjà eu à faire à vous qu’il faut lésiner sur la qualité de l’accueil qui leur est réservé.

Bien au contraire, car il est 5 fois plus cher d’acquérir de nouveaux clients que de fidéliser ceux déjà présents.

Les points clés à adopter pour un bon accueil téléphonique d’entreprise

Pour réussir votre accueil téléphonique d’entreprise, il est indispensable de travailler la manière dont vous vous exprimez. Il est également important d’être attentif à l’attitude que vous adopter lors de ces échanges avec vos clients.

Il est possible d’améliorer ces séquences de travail en enregistrant les entretiens téléphoniques, par exemple. Puis de les utiliser à des fins de formations.

Vous pourrez vous réécouter, évaluer les points à améliorer et ainsi optimiser la qualité de l’accueil téléphonique de votre entreprise.

1. La communication : Un élément essentiel pour votre accueil téléphonique d’entreprise

Pour établir un dialogue clair avec votre client, nous vous conseillons de :

• Travaillez votre élocution
• Exprimez vous clairement et simplement
• Veillez à utiliser un vocabulaire en adéquation avec votre métier ou vos services
• Adapter le débit de votre conversation
• Utiliser les bonnes techniques de questionnement pour cibler les demandes
• Basez l’échange sur des aspects positifs

2. Une attitude et un comportement irréprochables à toutes épreuves

• Souriez au téléphone, soyez agréable
• Adaptez-vous à votre interlocuteur
• Nuancez votre voix selon l’échange
• Sachez vous adapter à toutes les réactions
• Ayez de la répartie si nécessaire
• Evitez les conflits
• Axez vos discours sur une solution

Vous l’avez compris, l’accueil téléphonique d’entreprise est très important à votre enseigne car il est en lien direct avec votre identité visuelle.

La disponibilité de votre équipe, est un enjeu fondamental pour la satisfaction de vos clients.

C’est pourquoi, lorsque le volume d’appels devient subitement trop important et que ces crêtes d’appels ne peuvent être absorbées par vos collaborateurs, il est possible de solliciter de l’aide auprès d’une agence spécialisée. Cette dernière va permettre de vous « soulager » par des solutions de mise en attente ou de redistribution de vos appels (appels sur occupation, appels sur non-réponse, …).

Kont@ct.fr défini vos objectifs et crée un accompagnement adapté à vos besoins. Pour tous conseils supplémentaires, voici comment nous contacter :

• Par téléphone au 03.28.59.69.79
• Par email à info@kontact.fr
• Via notre formulaire de contact en ligne