Gestion de standard téléphonique externalisé également appelé standard déporté

Confiez votre accueil téléphonique à notre équipe de télésecrétaires confirmées en Gestion de la Relation Client (GRC – CRM) c’est l’assurance d’obtenir un service de grande qualité.

Dans le but de répondre aux besoins particuliers et aux demandes spécifiques de chaque entreprise cliente (PME/PMI, grands groupes internationaux, cabinets juridiques, artisans, commerçants, …), Kont@ct intervient de manière différenciée en matière d’accueil téléphonique selon le type d’actions ou d’interventions souhaitées.

Chaque jour Kont@ct s’engage à vos côtés, pour vous fournir des solutions sur-mesure entièrement personnalisables.

Toutes les missions que vous nous confiez sont intégralement réalisées en France dans le respect de nos engagements (charte qualité).

Nos télésecrétaires sont de véritables professionnelles de l’accueil téléphonique

Gérer la réception des appels téléphoniques au standard d’une entreprise, d’un cabinet juridique ou d’un cabinet médical nécessite des qualités particulières de la part des télésecrétaires ou des standardistes dans l’exercice de ce métier (bienveillance, courtoisie, politesse, esprit d’équipe, écoute active, concision, resistance au stress, …)

Elles sont recrutées pour leurs qualités humaines et formées à toutes les techniques d’accueil et de réceptions des appels téléphoniques (accueil téléphonique d’entreprises, accueil téléphonique de cabinets juridiques, standard téléphonique de PME-PMI ou de grands groupes internationaux).  Chez Kont@ct les télésecrétaires possèdent le sens du service et gèrent toutes les situations d’appels rencontrées avec une grande rigueur professionnelle.

Les télésecrétaires de Kont@ct mettent leur savoir-faire au service de votre entreprise et assurent le premier niveau de contact avec vos Clients et partenaires.

Vous trouverez ci-dessous l’exemple d’une télésecrétaires de chez Kont@ct qui « réceptionne » l’appel téléphonique d’un de vos fournisseurs ou clients.

… Société Dupont Bonjour, … Après avoir pris connaissance du motif de l’appel, elle essaie de le mettre en relation avec un de vos collaborateurs identifié et compétent pour solutionner la situation rencontrée. Dès lors que le collaborateur concerné ne décroche pas l’appel et si aucune solution alternative n’est trouvée « rapidement », la télésecrétaire prend l’intégralité du message de votre fournisseur, qualifie clairement l’objet de l’appel téléphonique et la situation rencontrée.

Au terme de la rédaction du message, elle le reformule au fournisseur pour valider avec lui le contenu du mémo et l’envoie par mail ou par SMS à votre collaborateur pour action. Enfin, elle prend aimablement congé de votre fournisseur, …

En nous confiant la réception de vos appels téléphoniques et la gestion de votre standard téléphonique, vous ne perdez plus aucun appel.

Vous gagnez en efficacité car nos télésecrétaires sont disponibles sur de larges horaires (68 heures par semaine) et vous réduisez vos charges fixes tout en améliorant la qualité de votre service à la clientèle.

Accueil téléphonique 24/24 ou relève de standard temporaire ?

Les télésecrétaires standardistes de Kont@ct assurent l’accueil téléphonique de votre entreprise selon vos besoins et dans le strict respect de vos directives.

Vous travaillez seul ou avec une assistante, vous ne pouvez plus effectuer toutes vos activités de la journée et répondre en plus, à tous les appels téléphoniques qui arrivent ? … Rassurez-vous ! Aujourd’hui, tous les opérateurs téléphoniques proposent des services gratuits pour vous aider au quotidien dans la gestion de vos appels.

3 solutions simples et gratuites existent :

1/ Le transfert d’appel inconditionnel (transfert d’appel temporaire, périodique ou permanent)

Grâce à ce service simple d’utilisation, vous nous confiez facilement la réception de vos appels téléphoniques dans différentes situations, voir les exemples ci-dessous :

a) Transfert d’appel pour une utilisation ponctuelle :

Pour une période connue à l’avance ou de manière totalement imprévue nos télésecrétaires commerciales, administratives et juridiques sont à votre écoute plus de 12 heures par jour. Elles sont opérationnelles immédiatement et assurent le relai en cas d’imprévus ou non :

• Pendant les vacances, votre entreprise est fermée et vous souhaitez conserver un lien commercial avec vos clients et prospects,
• Votre assistante est souffrante ! Elle est en arrêt maladie pour une durée indéterminée,
• Votre secrétaire commerciale sera prochainement absente (formations, congés payés, absences liées à des activités de représentation du personnel, …) et malgré tous vos efforts, vous n’avez trouvé aucune solution en interne pour la remplacer, …

b) Transfert d’appel pour une utilisation régulière :

De manière permanente ou quelques jours par semaine à certaines heures de la journée, …

Selon vos besoins, grâce à un simple transfert d’appel inconditionnel vous nous confiez vos appels téléphoniques quand vous le souhaitez et vous le reprenez tout aussi facilement (voir la rubrique comment transférer mes appels téléphoniques ? Découvrez le transfert d’appel permanent).

Exemple d’utilisation : Le matin vous recevez de nombreux appels et vous ne pouvez pas répondre facilement à cette masse d’appels téléphoniques. Par contre l’après-midi est plus calme et vous souhaitez gérer les appels entrants en interne sur une période donnée (de 13 H 30 à 16 H 00 par exemple) pour ensuite re-basculer les appels vers votre télésecrétariat. Dans cette situation aussi le transfert d’appel est fait pour vous !

2/ Transfert d’appel sur occupation

Vos collaborateurs sont tous en communication et utilisent l’ensemble des lignes téléphoniques de votre l’entreprise, … Vous attendez un appel important et momentanément votre ligne n’est plus accessible, elle sonne occupée !

Cette malencontreuse situation arrive parfois et votre interlocuteur se retrouve dans l’obligation de vous rappeler ultérieurement, … S’il ne décide pas de contacter un autre professionnel à votre place !   

Comment éviter de perdre des appels importants ? Très simplement en activant le service de transfert d’appel sur occupation

Quand ça sonne occupé chez vous, nous décrochons pour vous

Grâce au transfert d’appel sur occupation, vous nous confiez la réception de vos appels téléphoniques lorsque vous êtes déjà en ligne. Avec ce service, vous sécurisez votre activité commerciale, vous ne perdez plus aucun appel et vous recevez au fil de l’eau des messages précis pour recontacter ou répondre directement à votre interlocuteur.

Lorsque toutes vos lignes téléphoniques sont occupées, vous disposez encore d’une sécurité supplémentaire car les appels téléphoniques sont automatiquement déviés vers votre télésecrétariat qui assure le relai. Vos télésecrétaires accueillent vos clients et partenaires, prennent les messages et vous les envoient au fil de l’eau.

Ainsi vous ne perdez plus aucun appel téléphonique, vous sécurisez votre activité et vous restez concentré sur votre coeur de métier sans prendre de  risque (voir la rubrique comment transférer mes appels téléphoniques ? Découvrez le transfert d’appel sur occupation).

3/ Transfert sur non-réponse également appelé transfert d’appel sur débordement

Tous vos collaborateurs sont en communication ou en réunion et les appels téléphoniques continuent d’arriver, … Les téléphones sonnent et sonnent encore et encore mais aucun collaborateur ne peut y répondre.

Vous perdez l’appel, donc le client.

Comment être certain de répondre à tous les appels téléphoniques même en sous-effectif ou quand vos collaborateurs ne peuvent y répondre eux-mêmes ?

Facile ! Activez dès aujourd’hui le transfert d’appel sur occupation.

Comment fonctionne ce service ?  Votre téléphone sonne, … personne ne décroche et au-delà de 5 sonneries ou d’un certain laps de temps  (paramétrable selon les opérateurs en nombres de sonneries ou en secondes), les appels téléphoniques sont automatiquement transférés vers votre télésecrétariat qui prend en charge vos appels téléphoniques, sécurise votre activité et diminue ainsi le stress de vos équipes.

Là aussi avec le transfert d’appel sur occupation, vous ne perdez plus d’appels téléphoniques, votre interlocuteur est satisfait et vous recevez dans les secondes qui suivent, un message qualifié pour exploiter facilement sa demande. Vous gagnez sur tous les tableaux ! (voir la rubrique comment transférer mes appels téléphoniques ? Découvrez le transfert d’appel sur non réponse).

• Gérer votre standard téléphonique (réduire vos charges fixes) et mettre en relation l’appelant (client ou partenaire) avec le collaborateur compétent. A défaut, qualifier précisément l’objet de l’appel et lui transmettre les informations par messagerie
• Relayer vos collaborateurs et garantir votre Qualité de Service en cas :
  • de surcharge d’appels dans vos bureaux (débordement d’appels au-delà de 3 sonneries)
  • d’absences temporaires de vos secrétaires (congés, formation, maladie, …)

• Organiser votre Hot Line et fidéliser votre Clientèle (apporter une réponse adaptée aux besoins, transformer les réclamations reçues en actes de ventes, …)
• Transformer votre Accueil Téléphonique en Centre de Profits (Ventes en lignes, prises de commandes, renseigner les clients, …)
• Accompagner le lancement de vos nouveaux Produits et fidéliser votre Clientèle
• Communiquer grâce aux numéros spéciaux (n° vert, azur, indigo, mnémotechnique, …)
• Gérer les réservations de vos invités (conférences, manifestations, spectacles, …)
• Externaliser l’accueil téléphonique de votre site web
• Organiser votre Service d’Informations Clients, …