Secrétariat téléphonique avocat : Une solution indispensable pour optimiser votre temps et votre organisation
Dans un cabinet d’avocats chaque minute compte ! Le traitement des appels téléphoniques peut vite devenir chronophage, détourner votre attention des dossiers importants et à terme, vous épuiser.
Externaliser votre permanence téléphonique juridique et confier la gestion de vos appels entrants à des secrétaires spécialisées représente une solution d’externalisation idéale. Nos télésecrétaires juridiques gèrent la réception des appels de votre cabinet avec soin, elles organisent votre agenda en ligne, accueillent vos clients et vous garantissent, à chaque appel reçu, une qualité de service irréprochable. Parallèlement, elles gèrent vos travaux de secrétariat (rédaction de notes de synthèse et de courriers, organisation des rendez-vous, édition et envoi de comptes-rendus, retranscription audio, …)
Avocats et professionnels du droit : Découvrez comment nos secrétaires juridiques externalisées (toutes basées en France sur notre site historique à Dunkerque), sont toujours disponibles pour répondre à toutes vos demandes et vous assurer un accueil téléphonique juridique de qualité. Chaque jour, nos télésecrétaires gèrent les communications téléphoniques d’un grand nombre de cabinets juridiques (cabinets d’avocats spécialisés en droit des affaires auprès du tribunal de commerce, en droit du travail au conseil de prud’hommes, en droit constitutionnel et conseil d’Etat, …)
Secrétariat téléphonique avocat : Pourquoi externaliser votre accueil téléphonique ?
Une gestion optimisée des appels téléphoniques
Le métier de secrétaire juridique dans un service de secrétariat externalisé offre aux avocats une prise en charge immédiate de tous les appels entrants, qu’il s’agisse :
- D’un premier contact avec un nouveau client dans une affaire d’homicide, d’escroquerie, de détournement ou de blanchiment, … (droit pénal)
- D’organiser en temps réel un rendez-vous sur votre agenda internet avec un salarié suite à un contentieux avec son employeur (contrat de travail, congés payés, licenciement, sécurité et santé au travail, …). Parallèlement pour sécuriser votre RDV, votre télésecrétaire lui adresse un mail et/ou un SMS de rappel pour mémoire
- De vous transférer un appel « urgent » concernant un dossier délicat en droit administratif (refus de permis de construire, contester une sanction administrative, défendre des droits face à une mairie, …) directement sur votre smartphone par exemple, …
Nos télésecrétaires dédiées sont facilement joignables, toujours disponibles et à votre service sur de larges horaires.
Grâce à l’externalisation de votre accueil téléphonique juridique, votre cabinet bénéficie d’un secrétariat téléphonique juridique à l’écoute, agréable et totalement personnalisé. De plus l’externalisation du service de secrétariat téléphonique vous libère totalement des contraintes liées à la gestion d’un standard téléphonique en interne (pas de charge d’investissement, pas de frais de maintenance du matériel, pas de mise à jour, pas de changement d’équipement, pas d’abonnement, …).
Gagnez du temps et concentrez-vous sur l’exercice de votre métier d’avocat conseil
En confiant le traitement de vos communications à des télésecrétaires juridiques expérimentées, vous travaillez en confiance et vous gagnez du temps au quotidien. Ce temps gagné est très précieux car il vous permet de :
- Vous concentrer sur l’analyse de vos dossiers d’instructions,
- Préparer vos audiences à venir,
- Elaborer vos argumentaires dans le calme et perturbation extérieure,
- Peaufiner vos conclusions et vos plaidoiries,
- Missionner un commissaire de justice (huissier de justice) ou un notaire en urgence,
- Adresser un devis à un chef d’entreprise pour une affaire complexe, …
En tant qu’avocat, l’intérêt d’externaliser l’accueil téléphonique de votre cabinet est immense car le temps que vous gagnez vous permet de développer :
- Votre image de marque,
- Votre notoriété et la renommée de votre cabinet,
- Votre réputation car vos clients sont satisfaits et ils vous font confiance,
- Votre efficacité et votre écoute active, …
Un secrétariat téléphonique dédié aux avocats accessible sur de larges horaires
Vous recherchez une permanence téléphonique, spécialisée dans le domaine juridique et qui s’adapte à vos heures d’ouvertures ? Pas de souci, nos secrétaires juridiques sont également disponibles en horaires décalés. Avec le télésecrétariat juridique Kontact, votre cabinet d’avocat est accessible facilement, même en dehors des heures d’ouvertures habituelles du bureau.
Nos secrétaires interviennent 68 H 00 par semaine. Elles sont disponibles 52 semaines par an sur de larges horaires : Du lundi au vendredi de 7 H 30 à 20 H 00 non stop et le samedi de 8 H 00 à 13 H 00.
Cette disponibilité accrue répond parfaitement aux besoins « urgents » de vos clients sans surcharger votre emploi du temps, ni perturber vos conditions de travail au bureau.
Les avantages d’un secrétariat téléphonique spécialisé pour les avocats
Chez Kontact, nos télésecrétaires juridiques sont spécialement formées pour accueillir de manière professionnelle, tous vos clients et même parfois des clients très connus du grand public (hommes ou femmes politiques de « premier plan », dirigeants de grandes entreprises, personnalités publiques, stars du show-biz ou de la télévision, journalistes exposés, romanciers, …) ce qui exige de notre part, un strict respect du secret professionnel.
Nos collaboratrices expérimentées maîtrisent le vocabulaire juridique et comprennent parfaitement les enjeux de votre profession. Leur expertise et leur savoir faire, vous garantissent une communication fluide et adaptée à vos besoins.
La confidentialité et le secret professionnel : Un impératif absolu garanti par contrat
La gestion des appels téléphoniques pour un avocat implique un respect strict de la confidentialité.
Nos télésecrétaires spécialisées s’engagent à protéger les informations sensibles de vos clients dont elles ont connaissance. Parallèlement, elles vous garantissent une discrétion absolue concernant toutes les informations obtenues lors des entretiens téléphoniques avec vos clients ou vos prospects.
Une flexibilité totale et une disponibilité permanente du secrétariat téléphonique
Nos solutions d’accueil téléphonique externalisé vous offrent une grande flexibilité. Vous pouvez choisir d’externaliser vos appels reçus de différentes manières :
- Tous les jours, toute la journée ou seulement sur certaines plages horaires de certains jours (par exemple : Le matin avant l’arrivée de votre assistante, le midi pendant la pause déjeuner ou le soir après votre départ du bureau, …)
- Quelques jours ou demi-journées de la semaine ou par mois
- Uniquement pendant vos vacances ou en l’absence de votre assistante avec le forfait vacances
Avec le télésecrétariat juridique Kontact, vous disposez d’un accueil téléphonique totalement flexible et entièrement personnalisable selon vos besoins.
Les services clés d’un secrétariat téléphonique pour avocat
Secrétariat téléphonique d’avocats : Gestion des rendez-vous et de votre agenda professionnel
Le secrétariat téléphonique Kontact accueille chaleureusement vos clients, prend en charge leurs communications et organise la prise de rendez-vous (consultation au cabinet, en visioconférence, …). Votre agenda en ligne est optimisé dans le respect de vos directives, de vos priorités ou de vos contraintes horaires.
Transfert d’appel personnalisé et entièrement adaptable à vos besoins
Avec les 3 services de transfert d’appel existants (transfert inconditionnel, transfert sur occupation, transfert d’appel sur non réponse) les appels téléphoniques reçus au cabinet ne restent jamais sans réponse. Vous ne perdez plus d’appels !
Kontact assure le relai et prend en charge à votre place, tous les appels téléphoniques du cabinet que vous ne pouvez pas décrocher vous même. Puis vous adresse par mail une note de synthèse pour action ou transfère l’appel directement sur votre téléphone mobile ou à l’avocat associé en charge du dossier.
Prise de notes, envoie de messages clairs et précis à l’avocat en charge du dossier
En confiant le traitement de vos appels téléphoniques à notre standard externalisé, vous êtes assuré que chaque communication reçue est traitée avec soin et professionnalisme. Lorsque l’avocat en charge d’un dossier est injoignable (RDV avec une victime ou un mis en cause, plaidoirie au tribunal, réunion à l’extérieur, …), la télésecrétaire prend note de la demande reçue, rédige un message précis et synthétique puis l’envoie immédiatement par mail ou par SMS si « urgence », à l’avocat concerné.
Grâce à cela, vous priorisez vos rappels et vous gérez facilement les éventuelles « urgences ».
Secrétariat téléphonique et fax-to-mail (réception des télécopies sur votre boite mail)
Les documents reçus par fax sont directement transférés sur votre boîte mail. Ce service vous garantit une gestion rapide et efficace des informations reçues.
Secrétariat téléphonique externalisé : Quels sont les cabinets d’avocats concernés par l’externalisation de l’accueil téléphonique ?
Cabinets d’avocats individuels
Un avocat qui exerce seul (profession libérale), peut facilement utiliser les services d’un secrétariat téléphonique externalisé pour gérer l’ensemble des appels téléphoniques reçus. L’accueil téléphonique externalisé lui permet de se consacrer totalement à ses clients et à son coeur de métier grâce à un simple transfert d’appel.
Cabinet d’avocats avec plusieurs associés
Dans une société d’avocats, la gestion des appels téléphoniques devient nettement plus conséquente que dans un cabinet individuel (volume des communications reçues, nombre d’appels sortants et les transferts d’appels multiples, …).
Parallèlement, la gestion des appels entrants peut également se complexifier en fonction des différents domaines juridiques couverts par la société d’avocats et l‘implantation de ses bureaux sur sa zone de chalandise ou de son marché (maillage territorial de la société d’avocats sur le territoire National et/ou à l’étranger).
En utilisant le télésecrétariat Kontact, votre société d’avocats s’appuie sur une solide équipe de télésecrétaires expérimentées qui connaissent parfaitement les contraintes de votre métier. Nos télésecrétaires gèrent au quotidien et maîtrisent parfaitement la réception des appels téléphoniques dans des organisations complexes (standards téléphoniques de sièges sociaux en France mais aussi pour des sociétés étrangères, réceptions d’appels téléphoniques multi-sites, …)
Cabinets d’avocats spécialisés
Qu’il s’agisse de droit civil, de droit pénal ou de droit commercial, … L‘accueil téléphonique Kontact s’adapte à votre domaine d’activité et vous offre un service d’accueil téléphonique de qualité entièrement personnalisable. Vous bénéficiez de prestations d’accueil téléphonique sur-mesure dont le but est de répondre exactement à vos besoins et à ceux de votre clientèle.
Nos clients avocats interviennent tous les jours dans différents domaines juridiques, à savoir :
- Avocat en droit de la famille : Il gère les affaires de divorce (amiable ou conflictuel), de garde d’enfants (droit de visite et d’hébergement, garde alternée également appelée garde partagée, de pension alimentaire, conflit de succession, …)
- Avocat en droit pénal : Il défend les accusés ou les victimes dans les affaires criminelles et délictuelles (vol, meurtre, agression sexuelle, escroquerie, …)
- Avocat en droit des affaires : Il conseille les sociétés et assure la sécurité juridique de leurs opérations (contrat commercial, fusion-acquisition, restructuration, contrôle fiscal, …)
- Avocat en droit fiscal : Il optimise les aspects fiscaux des entreprises et des particuliers tout en garantissant la conformité légale de leurs opérations (optimisation fiscale, contentieux fiscaux, transmission de patrimoine, …)
- Avocat en droit social et droit du travail : Il défend les employeurs ou les salariés dans les litiges de licenciement, discrimination, harcèlement (négocier l’indemnité de départ d’un salarié, rédiger le règlement intérieur d’une entreprise, défendre un employeur devant le conseil de prud’hommes, …)
- Avocat en droit immobilier : Il règle les conflits liés aux baux commerciaux et d’habitation, aux transactions immobilières (vente d’un bien immobilier, litige de copropriété, trouble du voisinage, location immobilière, …)
- Avocat en droit public : Il navigue dans les complexités administratives pour assurer la défense des droits face à l’État (droit de l’urbanisme, marchés publics, litige disciplinaire d’un fonctionnaire avec son administration, …)
- Avocat en droit de la santé : Il défend les professionnels de santé et les droits des patients dans les affaires de responsabilité médicale (faute professionnelle d’un médecin, réglementation des dispositifs médicaux, accident du travail, maladie professionnelle, degré d’invalidité en cas d’accident routier, …)
- Avocat en droit de l’environnement : Il défend les intérêts des entreprises ou d’associations dans les litiges environnementaux (fermeture d’une installation classée, permis d’exploitation, contentieux lié à la pollution, …)
- Avocat en droit international et européen : Il conseille et assure la sécurité des opérations transfrontalières et il facilite la compréhension des disparités juridiques (commerce et OMC, litige successoral d’un expatrié, implantation d’une entreprise à l’étranger, …), …
Secrétariat téléphonique : Offrez à votre cabinet d’avocat un atout majeur
Le secrétariat téléphonique pour avocat est bien plus qu’un simple service d’accueil téléphonique externalisé : C’est une véritable valeur ajoutée pour votre cabinet d’avocat. En externalisant cette fonction essentielle chez Kontact, vous gagnez en efficacité, en flexibilité et en sérénité. A chaque appel reçu, vous êtes certain de bénéficier d’une expérience client de haute qualité.
En effet, un service de secrétariat téléphonique professionnel renforce la crédibilité et l’attractivité de votre cabinet. Vos clients bénéficient d’un accueil téléphonique de qualité et d’une réponse rapide à leurs besoins. Votre agenda en ligne ou votre agenda papier est parfaitement géré et vos appels téléphoniques sont traités sans jamais perturber votre activité quotidienne.
Vous restez concentré sur votre coeur de métier et vous gagnez chaque jour un temps considérable.
Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à nous contacter :
Par téléphone : 03 28 59 69 79
Par mail : contact@kontact.fr
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