Secrétariat et Télésecrétariat

Déléguez vos travaux de secrétariat et concentrez-vous sur votre coeur de métier

En tant que chef d’entreprise, dirigeant, commerçant artisan ou profession libérale, vous croulez sous le travail. Seulement, vos besoins administratifs et commerciaux sont trop irréguliers pour disposer d’un véritable secrétariat de direction générale.

Que diriez-vous d’une solution sur-mesure, entièrement personnalisable et sans engagement de durée ?

Pour quelques heures ou de manière permanente, offrez-vous les services d’un secrétariat performant avec Kont@ct !

Retranscription audio : Faites appel à nos experts !

Vous êtes médecins, avocat ou huissier de justice ? Comme de nombreux professionnels du secteur médical ou juridique, vous multipliez les consultations, les rendez-vous, les colloques ou encore les audiences. Avec ces journées bien remplies, vous manquez de temps pour retranscrire vos enregistrements audio.

Bonne nouvelle, Kont@ct s’occupe de tout ! Formées au vocabulaire et aux spécificités de votre corps de métier, nos équipes de télésecrétaires juridiques et médicales transforment vos supports audio en documents professionnels.

Que votre enregistrement soit issu d’un fichier MP3 ou d’une vidéo, nous rédigeons votre compte rendu intégral ou synthétique dans le respect de votre discours et des normes rédactionnelles.

Retranscription médicale et juridique

Spécialisée dans la retranscription médicale et juridique, la société Kont@t vous propose de gagner du temps en nous confiant la retranscription de l’ensemble de vos enregistrements et dictées vocales.

Au fils de nombreuses collaborations auprès des professionnels de votre secteur, nos équipes spécialisées ont acquis de solides compétences pour une saisie rapide, pertinente et fidèle à votre expertise.

L’avantage avec nos télésecrétaires aguerries à la lexicologie médicale et juridique, c’est leur capacité de repérer les tics et erreurs de langage pour en retranscrire uniquement les éléments importants.

Service de retranscription audio : Comment ça marche ?

Vous souhaitez remplacer votre secrétaire actuellement en congés ou confier l’intégralité de vos retranscriptions et frappes de documents ? Avec Kont@ct, rien de plus simple ! Retranscription brute (verbatim), retranscription améliorée, retranscription reformulée ou transcription audio synthétisée, optez pour l’option la plus appropriée à votre méthode de travail.

Télésecrétariat professionnel : Déléguez sans embauche !

Quel plaisir de constater la réussite de son entreprise ou activité libérale ! Seulement, vous vous passeriez bien de la surcharge administrative engendrée par cette évolution. Pour vous aider, vous pensez recruter, mais il est encore trop tôt pour prendre un tel engagement.

Dans ce cas, optez pour la solution Kont@ct. Alternative intéressante pour les professionnels, le télésecrétariat vous libère du temps pour vous consacrez à votre coeur de métier. De plus, le télésecrétariat vous épargne les contraintes liées à l’embauche d’un collaborateur en interne.

Kont@ct, c’est un service rapide, économique et entièrement modulable. Vous ne payez que les heures travaillées.

Secrétariat administratif et commercial : Une équipe exclusive

Flexibilité et expertise, deux valeurs communes à l’ensemble des assistants experts Kont@ct. Après l’étude de vos besoins, nous mettons à votre disposition une équipe de télésecrétaires opérationnelles, conscientes des contraintes liées à l’exercice de votre activité et respectueuses de votre image professionnelle.

Télésecrétariat Kont@ct : La garantie d’un service de qualité

Spécialiste du télésecrétariat en France, nous vous garantissons :

• La confidentialité absolue de nos assistantes sur l’ensemble de vos documents et communications professionnelles
• La réactivité et l’efficacité de votre interlocuteur privilégié
• La hiérarchisation des urgences et des priorités
• La transmission rapide et précise des messages de vos clients, patients et/ou partenaires
• L’adaptation de nos secrétaires à vos procédés et habitudes de travail

Secrétariat et télésecrétariat : Nos savoir faire

Pour la première fois, vous déléguez vos travaux administratifs et commerciaux à une secrétaire indépendante. Vous vous demandez quelles tâches lui confier de manière ponctuelle ou permanente ? Kont@ct vous dresse la liste non exhaustive de ses savoir faire.

Confiez à votre assistante administrative :

• La rédaction et la mise en forme de documents et rapports (dactylographie & frappe de documents)
• La retranscription de supports audio
• La gestion des fichiers et saisie des informations
• La réception des appels téléphoniques et prises de messages qualifiés (envoyés par mail ou par SMS)
• La création et la gestion de votre boite mail et des contacts
• La gestion des rendez-vous via un agenda partagé selon vos directives
• Le rappel des RDV par mail ou par SMS pour limiter les oublis et l’absentéisme
• L’édition de factures
• La création d’outils de pilotage sous Excel (tableau de bord, graphiques, présentation Powerpoint, analyses de la valeur administrative, statistiques, …)
• L’élaboration de grilles tarifaires
• La relance des clients (retard de paiement et suivi des impayés)
• La domiciliation d’entreprise (réception et réexpédition du courrier)
• Etc

Confiez à votre assistante commerciale :

• La création de documents commerciaux (argumentaires de vente, plaquettes de présentation, …)
• La mise à jour de fichiers clients
• L’édition de devis commerciaux
• Le suivi et la prise de commandes
• L’organisation des déplacements et rendez-vous professionnels
• La gestion de planning
• La rédaction de courriers commerciaux, mailing et publipostage (édition, mise sous pli, sélection du tarif le plus adapté, envoi et dépôt au centre de tri postal)
• Création d’e-mails commerciaux ou informatifs et adressage (e-mailing, fax-mailing et envoi de SMS à l’unité ou en grand nombre)
• Réponse aux appels d’offres
• Gestion des commandes de fournitures
• Appels téléphoniques (client mystère, contrôle d’intervention, …)
• Création et envoi d’enquête (traitement et analyse des résultats)
• Etc

Kont@ct s’occupe de votre secrétariat à distance, contactez-nous ou téléphonez au 03 28 59 69 79

Télésecrétariat juridique et médical : Des experts à votre service !

Certains secteurs d’activité nécessitent l’intervention d’une télésecrétaire spécialisée.

C’est souvent le cas des professions juridiques et médicales. Pour nous adapter aux problématiques et au vocabulaire très précis de ces métiers, nos télésecrétaires médicales et nos télésecrétaires juridiques sont formées et expérimentées en ce sens. Elles garantissent l’accueil personnalisé de votre cabinet ou de votre étude tout en assurant une gestion optimale de votre secrétariat.

Kont@ct s’occupe de votre secrétariat à distance, contactez-nous ou téléphonez au 03 28 59 69 79

Secrétariat à distance : Un soutien, une assistance au quotidien

Banques, assurances, impôts, fiches de paie, difficile de ne pas se laisser déborder par tous ces papiers. Il envahissent votre bureau, vos tiroirs et même votre espace de vie.

Pas de panique, Kont@ct est la solution qu’il vous faut ! Notre métier consiste à vous libérer des tâches administratives souvent énergivores et répétitives. Vous avez sûrement bien mieux à faire de votre temps libre, non ?

Démarches administratives et formalités

L’informatique ? Très peu pour vous ! Malheureusement, la plupart des démarches administratives s’effectuent en ligne. Pour faciliter la communication avec les différentes administrations nous vous accompagnons pas à pas dans la plus stricte confidentialité :

• Aide à la déclaration fiscale, CAF, pôle emploi
• Constitution et gestion de dossiers
• Accompagnement administratif
• Etc

Gestion du courrier

Votre boite aux lettres déborde de courriers ? Il est grand temps de s’en occuper. Nos équipes prennent en charge la gestion quotidienne de votre courrier selon vos exigences identifiées en amont de cette mission :

• Tri, analyse et traitement
• Hiérarchisation des priorités
• Rédaction de courriers dactylographiés
• Relecture et correction des lettres manuscrites
• Envoi de courrier simple, recommandé ou de colis
• Suivi auprès des administrations privées ou publiques (téléphone, gaz, électircité, corps médical, mutuelle, assurance, …)

Création de supports

Vous recherchez un emploi ? Il vous faudra un curriculum vitae et une lettre de motivation digne de ce nom.

Vous poursuivez vos études ? Sans doute aurez-vous besoin d’un rapport de stage ou d’un mémoire.

Vous l’avez compris, de nombreuses situations nous amènent à rédiger ou créer des supports. Kont@ct est là pour vous faciliter la vie et garantir la qualité de vos écrits :

• Rédaction ou mise à jour de curriculum vitae et de lettre de motivation
• Relecture et correction de rapport de stage, mémoire, thèse
• Présentation de mise en page de vos documents
• Numérisation et sauvegarde de données
• Impression, reliure et affranchissement
• Veille informationnelle
• Etc

Classement et archivage

Il existe de multiples manières de procéder au rangement de ses papiers ou documents virtuels. La méthode doit être efficace, simple et bien pensée pour évoluer dans le temps. Kont@ct trie, classe et archive vos documents importants en diverses catégories pour un accès facilités toute l’année.

Kont@ct s’occupe de votre secrétariat à distance, contactez-nous ou téléphonez au 03 28 59 69 79