Spécialiste du télésecrétariat en France, Kont@ct propose un large choix de prestations destinées aux professionnels du monde juridique. En nous confiant la gestion de votre permanence téléphonique, vous disposerez de plus de temps pour vos clients sans craindre de manquer un appel important ou une affaire nouvelle.

Secrétariat  juridique externalisé : Pourquoi c’est la solution qu’il vous faut ?

Au sein d’un cabinet ou d’une étude, l’accueil téléphonique est généralement assurée par un secrétariat juridique. Toutefois, son champs d’action  est souvent limité par les doubles appels, l’amplitude horaire, l’accueil physique, les congés payés ou encore les arrêts maladie. Résultat vous réceptionnez les appels téléphoniques pendant vos rendez-vous ou vous prenez le risque de ne pas décrocher. Pour vos clients, ce manque de disponibilité ou de discrétion peut nuire à votre réputation.

En choisissant l’externalisation ponctuelle ou permanente de votre secrétariat juridique, vous bénéficiez d’un service professionnel de qualité alliant discrétion, efficacité et disponibilité sur larges horaires. Que vous ayez besoin d’une permanence téléphonique quotidienne, pendant les congés de votre personnel ou de quelques heures par semaine pour absorber la surcharge de travail de votre secrétaire, Kont@ct met à votre disposition  une équipe de télésecrétaires formées au vocabulaire juridique et aux outils adaptés à votre secteur d’activité.

Secrétariat téléphonique juridique : Bien plus qu’une permanence !

Assurer la permanence téléphonique d’un cabinet d’avocats, d’une étude notariale ou d’un huissier de justice nécessite une parfaite connaissance des problématiques du métier. Outre les fonctions standards de télésecrétariat, nos équipes sont prêtes à réagir aux inquiétudes, aux situations d’urgence, aux multiples sollicitations ainsi qu’à l’impatiente des correspondants, le tout avec professionnalisme et dans la plus stricte confidentialité.

Secrétaires téléphoniques juridiques : Nos missions

Faire appel à Kont@ct c’est l’assurance d’une gestion optimale de votre secrétariat téléphonique juridique.

Accueil personnalisé

L’équipe dédiée à votre cabinet ou votre étude prend en charge l’accueil personnalisé de vos clients en prenant soins de respecter vos consignes, les contraintes de votre secteur d’activité et votre image professionnelle.

Nos télésecrétaires :

• Réceptionnent les appels entrants, en votre nom jusqu’à 68 heures par semaine (du lundi au vendredi de 7 H 30 à 20 H 00 et le samedi de 7 H 30 à 13 H 00)
• Assurent la relève et la transmission des messages de vos correspondants par téléphone, en recueillant l’ensemble des informations utiles au suivi de l’appel : Dossier en cours, coordonnées de l’appelant, objet de l’appel, …

Gestion des rendez-vous

A l’aide d’un agenda partagé consultable depuis votre smartphone, les secrétaires téléphoniques gèrent la prise de rendez-vous en toute autonomie et déterminent leur typologie selon vos directives.

N.B. : Nous intervenons indifféremment sur tous les agendas internet ou agendas en ligne existants (E-agenda, Google agenda, wz-agenda, Doctolib, ClicRDV, …) et si vous n’en possédez pas déjà un, nous vous offrons l’agenda internet Kont@ct !

Réception des fax

Kont@ct votre expert en télésecrétariat, dépoussière la réception des fax grâce à son service de « Fax to mail« . Nos professionnels traitent la réception de vos fax et les convertissent en fichiers électroniques. Dès lors, vous pouvez les consulter sur votre messagerie selon vos disponibilités.

Accessible à l’ensemble des intervenants du secteur juridique, cette solution vous permet :

• De vous engager dans un mode de consommation durable 
• De gagner en réactivité
• D’optimiser votre espace d’archivage grâce au stockage en ligne
• De réaliser d’importantes économies de papier, d’encre, de temps, …

Délivrance des consignes

Un compromis de vente ? Un premier rendez-vous client ? Nos télésecrétaires indiquent à vos correspondants l’ensemble des pièces et documents nécessaires à la constitution des dossiers juridiques.

Rapport mensuel détaillé

Chaque mois, vous recevez un relevé détaillé de l’ensemble des communications reçues, émises ou transférées en votre nom (date et heure, n° téléphone. durée de l’appel, …).

Service de télésecrétariat juridique Kont@ct : Notre valeur ajoutée

Fort de notre expertise et de notre savoir-faire, nous vos garantissons :

• La mise en oeuvre opérationnelle rapide et efficace du télésecrétariat externalisé
• La confidentialité et le professionnalisme apportés à l’ensemble des communications téléphoniques (voir les résultats de notre baromètre qualité)
• La réactivité et la flexibilité de nos équipes
• Le traitement des appels calqués sur vos procédés habituels
• La hiérarchisation des priorités et la transmission immédiate des messages en cas d’urgence

Retranscription audio : Un service exclusif

Bonne nouvelle ! Dans l’optique de vous faire gagner toujours plus de temps, Kont@ct se charge aussi de la retranscription de vos enregistrements audio !

Aguerries aux particularités de votre corps de métier, ainsi qu’aux techniques de retranscription audio et de mise en forme normative , nos équipes de télésecrétaires juridiques restitueront vos réunions, rencontres professionnelles, entretiens et dictées numériques dans les plus brefs délais. Elle veilleront à apporter les corrections nécessaires pour passer du langage oral au langage écrit, tout en respectant le sens profond du discours.

Exemples de retranscription audio :

• Procès-verbaux
• Comptes rendus
• Constat d’huissier
• Dictées de courriers
• Pièces de procédure
• Conférences
• Réunions de travail
• Entretiens
• etc