Permanence téléphonique médicale : Comment bénéficier de nos services ?

Un accueil téléphonique de qualité basé sur une solide connaissance de votre métier

Une préparation minutieuse de votre arrivée et une solide connaissance de votre métier, vous garantit une permanence téléphonique de Qualité.


Découvrez ci-dessous les principales étapes de notre démarche :

• En amont de chaque mission d’accueil téléphonique en entreprise, Kont@ct rédige en collaboration avec le Client un cahier des charges détaillé concernant son organisation professionnelle et les objectifs de la mission
• Kont@ct vous attribue selon vos besoins un ou plusieurs numéros de transfert personnalisés. Parallèlement, nous mettons en place tous les outils nécessaires à l’atteinte des objectifs recherchés  (messageries vocales individuelles, adresses e-mail dédiées, message de pré-décroché entièrement personnalisable, répondeurs téléphoniques enregistreurs ou répondeurs « simples », Serveur Vocal Interactif, création d’agendas partagés sur nos serveurs informatiques, …). Vous bénéficiez d’un standard déporté géré par des secrétaires expérimentées et disponibles sur de larges horaires (68 heures par semaine, toute l’année).
  
  
  

Comment activer le transfert de vos appels téléphoniques efficacement vers votre secrétariat à distance ?

Que vous soyez une entreprise (artisans ou commerçants, une PME ou un grand groupe international), un professionnel de santé (médecins généralistes, médecins spécialistes, professions paramédicales, …) ou un cabinet juridique (avocats, huissiers de justice également appelé commissaires de justice, notaires, …), la gestion efficace des appels téléphoniques est cruciale pour maintenir un service de qualité et ne manquer aucune opportunité. 

En France métropolitaine, nous vous proposons d’utiliser 3 solutions de transfert d’appel gratuites pour assurer la continuité de votre activité professionnelle en toute circonstance. De plus, votre opérateur téléphonique, vous permet de paramétrer facilement dans votre espace client ces différents services pour rediriger les appels entrants.

Solution n° 1 – Transfert d’appel inconditionnel (flexibilité et réactivité)

La mise en place du transfert d’appel inconditionnel vous permet de déléguer la réception de vos appels téléphoniques selon vos besoins, que ce soit de manière temporaire, périodique ou permanente. Avec cette fonctionnalité, tous les appels entrants sur votre standard téléphonique, sont immédiatement transférés vers le numéro de téléphone SDA communiqué par votre permanence téléphonique ou sur celui de votre choix : Téléphone fixe ou mobile.

Transfert d’appel inconditionnel : Redirection ponctuelle des appels téléphoniques

En cas d’absence imprévue de votre assistante (congés payés, formations, arrêt maladie, …) ou  pendant les vacances scolaires, nos standardistes professionnelles prennent le relais immédiatement. A chaque instant, elles vous garantissent une continuité de service et répondent à tous les appels entrants pendant plus de 12 heures par jour. Vous restez ainsi en contact permanent avec vos clients et prospects, même en cas d’imprévus.

Transfert d’appel inconditionnel : Utilisation régulière et flexible du service 

Dès lors que le volume d’appels téléphonique est élevé (le matin par exemple), vous pouvez transférer vos appels à notre service d’accueil téléphonique et les reprendre en fin de journée lorsque la charge diminue. Cette flexibilité vous permet de gérer votre temps et vos ressources de manière optimale, sans jamais manquer un appel important. 

Vous trouverez ci-dessous un exemple d’utilisation du transfert d’appel inconditionnel utilisé par un de nos clients : 

Lundi : Accueil téléphonique accessible de 8 h 00 à 18 H 00 non stop *

Mardi :  Accueil téléphonique accessible de 8 h 00 à 12 H 00 et de 14 H 00 à 17 H 00 * (l’entreprise est fermée pendant la pause déjeuner et le soir à partir de 17 H 00)

Mercredi : Accueil téléphonique accessible de 8 h 00 à 12 H 00 * (l’entreprise ferme son standard téléphonique à 12 H 00 et réouvre sa permanence téléphonique le lendemain)

Jeudi, vendredi et samedi : Accueil téléphonique accessible de 8 h 00 à 12 H 00 et de 14 H 00 à 19 H 00 * (l’entreprise est fermée pendant la pause déjeuner et le soir à partir de 19 H 00)

* En dehors des horaires d’ouvertures de la société, l’ensemble des appelants peuvent laisser un message vocal au service concerné grâce à l’utilisation d’un Serveur Vocal Interactif (pour contacter le service commercial Tapez 1, pour le service technique Tapez 2, pour la comptabilité Tapez 3, …)   

Solution n° 2 – Transfert d’appel sur occupation : Ne manquez plus aucun appel important

Dans les moments où vous êtes déjà en ligne avec un client, que vos collaborateurs sont également en communication et que toutes vos lignes téléphoniques fixes sonnent occupées , … C’est là que le transfert d’appel sur occupation vous garantit que tous les appels entrants supplémentaires seront pris en charge par votre télésecrétariat.

Une solution de secours très efficace et facile à déployer

Dès la première seconde où vos lignes téléphoniques sont saturées, les appels entrants des appelants sont automatiquement redirigés vers le télésecrétariat Kontact. Nos télésecrétaires assurent la réception de tous vos appels, vous contactent en cas d’urgence (par téléphone ou SMS), rédigent des messages précis et vous les envoient en temps réel au fil de l’eau. 

Vous restez concentré sur votre cœur de métier tout en sécurisant vos communications.

Solution n° 3 – Transfert sur non-réponse ou transfert d’appel sur débordement : Vous ne perdez plus aucun appel

Même en sous-effectif ou en réunion, il est essentiel de ne jamais manquer un seul appel téléphonique. Le transfert sur non-réponse, également appelé transfert d’appel sur débordement est conçu pour que chaque appel soit traité. 

Tout vos collaborateurs sont occupés, … Le téléphone sonne et personne ne décroche, vous perdez peut-être un contrat important ? …

Pour éviter ça, limiter le mécontentement et améliorer le service client, le transfert d’appel sur non réponse est fait pour vous !

Comment fonctionne le renvoi d’appel sur non réponse ?

Si un appel téléphonique reste sans réponse après un certain nombre de sonneries ou un délai prédéfini, il est automatiquement transféré à votre télésecrétariat Kont@ct. 

Nos standardistes accueillent l’appelant, prennent en charge la communication, apportent une réponse rapide et vous transmettent un message détaillé pour que vous puissiez traiter chaque demande efficacement. 

Activer ce service de transfert réduit le stress de vos équipes et maintien un niveau de satisfaction élevé chez vos clients.

Pourquoi choisir le transfert d’appel avec Kontact ?

Nos services de transfert d’appel sont conçus pour vous offrir une grande tranquillité d’esprit. Que ce soit pour gérer un afflux d’appels inhabituels, compenser une absence imprévue ou vous garantir que chaque appel est pris en charge dès son arrivée, … nous avons le savoir-faire et la solution adaptée à vos besoins. Nos télésecrétaires expérimentées sont à votre écoute, toujours prêtes à intervenir pour assurer la continuité de votre activité.

Découvrez comment transférer vos appels en toute simplicité avec Kontact. Nos services sont conçus pour s’adapter à vos besoins spécifiques. Ils vous permettent de rester connecté et disponible en toutes circonstances, sans jamais perdre la moindre opportunité.

• A la date convenue *, vous « détournez » votre ligne téléphonique vers votre permanence téléphonique Kont@ct en réalisant l’action suivante :
  • Décrochez le téléphone et attendre la tonalité
  • Composez * 21 *
  • Puis le numéro de téléphone communiqué par Kont@ct suivi de la touche # et raccrocher
• A votre retour *, pour désactiver le transfert d’appel il vous suffit de :
  • Décrochez le téléphone et attendre la tonalité
  • Composez # 21 # puis raccrocher

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La procédure de transfert d'appel appelée également ''renvoi d'appel inconditionnel'' est valable pour les opérateurs téléphoniques ci-dessous :