Accueil téléphonique : Réception des appels téléphoniques

Accueil téléphonique : Réception et gestion des appels téléphoniques
Un accueil téléphonique chaleureux et personnalisé
On vous appelle ? 

L’accueil téléphonique de votre entreprise constitue le premier point d’entrée en relation avec vos clients, partenaires et très souvent avec vos futurs client

 

 

Dans cette perspective, il est primordial de soigner la qualité de l’accueil téléphonique de votre entreprise et par la même occasion de valoriser son image auprès de vos correspondants.

 

 

En matière d’accueil téléphonique notre expertise métier s’appuie sur des équipes dédiées et des collaborateurs spécialisés dans chaque secteur d’activité, à savoir :

 

  • Gestion de standard déporté (accueil téléphonique d’entreprises et gestion de standard téléphonique de PME-PMI,groupes industriels et multinationales)
  • Secrétariat téléphonique juridique (permanence téléphonique dédiée aux professions juridiques : Avocats, Notaires, Huissiers de justice, …)
  • Permanence téléphonique médicale (secrétariat téléphonique médical entièrement réservé aux professionnels de la santé et du secteur paramédical)
  • Accueil téléphonique d’entreprises (gestion des appels téléphonique des petites entreprises, artisans, commerçants, professions libérales, …)

 

N.B. : Toutes les missions confiées sont réalisées en France (aucune sous-traitance à l’étranger)

 

 

Vos besoins en matière de prestation d’accueil téléphonique sont des ordres !

 

 

Pour y répondre nous vous offrons chaque jour notre expertise métier et des prestations de services de grande qualité (découvrez également notre charte qualité et les résultats de notre baromètre qualité). La  flexibilité en est e maître-mot, vous trouverez ci-dessous quelques exemples (non exhaustifs) d’organisations mises en place chez nos clients :

 

  • Tous les jours de la semaine toute la journée
  • Tous les jours de la semaine mais uniquement à certaines heures
  • Tous les jours de la semaine mais seulement les matins ou les après-midis
  • Tous les jours de la semaine mais exclusivement en débordement (tous vos collaborateurs sont déjà en communication et ne peuvent décrocher un nouvel appel)  ou en cas de non-réponse (appels non décrochés par vos collaborateurs donc perdus)
  • Certains jours de la semaine et pas d’autres (par exemple les lundis et mardis après-midis, le jeudi toute la journée et le samedi matin uniquement)
  • Certains jours de la semaine et pas d’autres mais uniquement à des horaires précis (par exemple tous les jours de 12 H 00 à 13 H 45 pendant la pause déjeuner puis de 16 H 30 à 20 H 00 lorsque la secrétaires est partie, sauf le jeudi et le samedi)
  • Ponctuellement pendant les vacances ou en cas d’absence imprévue, …

 

Au-delà de ces quelques exemples, vous trouverez toujours chez Kont@ct une réponse adaptée à vos besoins et aux spécificités de votre organisation professionnelle. Les possibilités techniques sont très nombreuses et la créativité de nos techniciens sans limite.

 

 

Pour bénéficier d’un accueil téléphonique rapide et chaleureux vous êtes au «bon endroit» !

 

 

N’hésitez pas, car bien souvent le transfert de vos communications s’effectue grâce à un simple re-routage de votre ligne téléphonique sur un numéro prêté par Kont@ct

 

 

Chez Kont@ct vous trouverez facilement l’équipe de spécialistes souriants et chaleureux qu’il vous faut !

 

  • Les télésecrétaires standardistes : Organisent le standard téléphonique de votre compagnie, transmettent les appels ou communiquent des messages qualifiés aux destinataires des appels reçus
  • Les télésecrétaires juridiques : Accueillent vos clients au téléphone, vous adressent par mail ou par SMS des mémos précis, exploitables immédiatement concernant les affaires en cours
  • Les télésecrétaires médicales (profession libérale ou cabinet de groupe) : Gèrent les appels des patients, organisent les rendez-vous sur l’agenda du médecin concerné selon sa spécialité et/ou ses contraintes professionnelles, organisent les entrées et rédigent les comptes rendus opératoires (retranscription audio), …
  • Les télésecrétaires commerciales et administratives : Réceptionnent les appels de vos clients et fournisseurs, organisent votre planning professionnel, rédigent vos devis, envoient vos factures, relancent les mauvais payeurs, …

 

 

Globalement, comment se déroule la mise en place de votre accueil téléphonique ?

 

 

  • En amont de la mission : Echanger sur vos besoins précis en matière d’accueil téléphonique et transmission des consignes
  • En mode action : Votre équipe de télésecrétaires  dédiée réceptionne et gère les appels téléphonique de vos clients
  • Pilotage et suivi : Chaque mois, vous recevez l’historique des appels traités pour votre compte (réception, émission et transfert des appels traités)
Nos savoir-faire, …

  • Assurer un accueil téléphonique de qualité
  • Qualifier le besoin du Client et solutionner les incidents
  • Qualité d’Accueil et Disponibilité : Le temps d’attente moyen pour entrer en relation avec nos collaborateurs est de 8 secondes ( < à 3 sonneries).
  • Les appels de vos Clients et Partenaires sont automatiquement identifiés et historisés par notre Système d’Informations
  • Le message d’Accueil délivré peut-être : « Société Duchemin, bonjour Mr DUPONT…» ou tout autre message à votre convenance, puis votre secrétaire
    • Vérifie l’urgence et la pertinence de l’appel (filtre les appels indésirables)
    • Qualifie précisément le message et vous alerte selon la situation
    • Organise selon vos directives, les rendez-vous sur votre agenda en ligne